Письмо от или из организации как правильно

Письмо от или из организации как правильно

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас.

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес.

В порядке исключения.

Ввиду особых обстоятельств.

В связи с завершением работ по.

В связи с принятием решения о.

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.

По взаимной договоренности между.

Согласно Вашей заявке.

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место.

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с.

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку.

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам.

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как.

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия.

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает.

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что.

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что.

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с.

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу.

Ставим Вас в известность о том, что.

Организация извещает о.

Довожу до Вашего сведения, что.

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию.

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на.

Назначить расследование по факту.

Изыскать дополнительные возможности для.

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес.

В связи с острой необходимостью в. настоятельно прошу Вас.

Убедительно прошу Вас решить вопрос о.

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность.

Исходя из величины годового лимита по. прошу изыскать для нужд организации.

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Документация выслана в ваш адрес курьером.

Предпринимаются энергичные меры по.

Конфиденциальность информации обеспечена.

Содержание проекта оперативно корректируется.

Выявленные недостатки уже устраняются.

Выделены дополнительные средства на.

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на.

В кратчайшие сроки организуется.

Обеспечен повседневный жесткий контроль за.

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный. наиболее важный.

наилучший эффект. наихудший результат.

оказать помощь. произвести проверку.

руководство считает возможным. организация не возражает.

срочно сообщите. немедленно устраните.

обеспечьте выполнение. создайте необходимые условия.

доложите предложения по. оптимальное решение.

вероятные сроки. подтвердите получение.

сообщите данные. направьте в мой адрес.

подготовьте к отправке. решите самостоятельно.

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на. ), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

В отношении, относительно. О.

Благодаря тому факту, что. Потому что.

Принять во внимание. Учесть.

При сем прилагается. Приложение.

Оказывать влияние. Влиять.

За исключением. Кроме.

В том случае, если. Если.

В настоящее время. Сейчас.

Наращивать темпы. Ускорять.

Прилагать усилия. Пытаться.

Использование местоимений «я»,

Мы предлагаем вам.

Отказ от местоимений, замена их

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам.

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

Отчет необходимо подавать в срок.

Использование нейтральной лексики

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Замена глаголов абстрактными

Менеджер осуществлял руководство

Я с огорчением узнал о.

Мы были рады услышать.

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что.

Мероприятие имеет своей целью.

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

• Порядок поступления
• Квалификационные требования
• Вакансии
• Конкурсы на замещение должностей
• Резерв управленческих кадров
• Формы для заполнения
• Методические рекомендации и полезная информация
• Порядок пенсионного обеспечения
• План проведения проверок

Шаблонные фразы для деловой переписки

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:

• Просим.
• Также просим.
• А также просим.
• Сообщаем.
• Одновременно сообщаем.

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

• Во-первых. Прежде всего.
• Во-вторых. Затем.
• В-третьих. В заключение.
• Переходя к следующему вопросу.
• Что касается вопроса о.
• Учитывая все вышесказанное.
• Исходя из вышесказанного.
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о.
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть.
• В заключение выражаем надежду на.
• В заключение хотим напомнить Вам о.

Стандартные выражения деловой переписки

Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.

Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты.
• В связи с неполучением счета-фактуры.
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям.
• Ввиду задержки получения груза.
• Вследствие изменения цен на энергоносители.
• Учитывая, что производственные показатели снизились на.
• Учитывая социальную значимость объекта.

При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от.
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью.
• Ссылаясь на Ваш запрос от.
• Ссылаясь на устную договоренность.
• В ответ на Ваше письмо (запрос).
• В соответствии с нашей договоренностью.
• На основании нашего телефонного разговора.
• На основании устной договоренности.
• Согласно постановлению правительства.
• Согласно Вашей просьбе.
• Согласно протоколу о взаимных поставках.
• Согласно спецификации.
• Ссылаясь на переговоры.

Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса.
• В целях выполнения распоряжения.
• Для согласования спорных вопросов.
• Для согласования вопросов участия.
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов.
• В целях безопасности прохождения груза.
• В ответ на Ваш запрос.
• Во избежание конфликтных ситуаций.

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.

Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:

• контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. п.

Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным,
деятельность — успешной,
вклад — значительным,
позиции — конструктивными (прочными),
доводы — вескими,
необходимость — настоятельной,
спектр (услуг) — широким,
скидки — значительными / незначительными,
предложение — конструктивным,
разногласия — существенными / несущественными,
рентабельность — высокой / низкой,
расчеты — предварительными или окончательными и т. п.

Учимся писать деловые письма

Деловая переписка значительно отличается от личной. К ней предъявляются требования, начиная с оформления согласно инструкции по делопроизводству, заканчивая формой подачи мысли.

Письма – форма обмена информацией между исполнителями, заказчиками,
партнерами по бизнесу, участниками производства, педагогического процесса, иными участниками рабочего процесса. Один из быстрых, удобных способов решения вопросов. Узнаем, как писать деловое письмо по всем правилам, выглядеть достойно в глазах клиентов.

Правила написания

Корреспонденция касается исключительно деятельности организации, обстоятельств, связанных с ней. Предложения сотрудничества, изменение условий, уведомления и так далее. Независимо от того, кто пишет – крупная корпорация, индивидуальный предприниматель, государственная организация – существуют общие требования, как писать письма правильно.

• реквизиты отправителя, получателя;

• дата написания, исходящий номер, индекс документа;

• обращение к получателю по имени-отчеству, перед ним пишется слово «уважаемый(-ая)»

• изложение проблемы;

• объяснения, просьбы, предложения;

• заключение;

• подпись, расшифровка отправителя.

Если адресовано не начальнику, руководителю, определенному сотруднику, а коллективу, начинать допускается с обращения в виде приветствия. Чаще всего это фраза «Добрый день!». Используется вежливая форма обращения с соблюдением субординации. Завершать можно фразами «Всего доброго!», «Надеемся на сотрудничество!», «Ждем предложений».

Оформляют на офисной бумаге, лист формата А4 либо на фирменном бланке. Для электронной рассылки может использоваться электронная подпись. Писать можно вручную, разборчивым аккуратным почерком. Либо набирать на компьютере. Чаще используется шрифт Times New Roman, размер 14-15, если нет иных требований. Уточните, как пишется письмо, образец допустимых шрифтов в инструкции по делопроизводству, принятой в вашей сфере деятельности.

Зачем нужна деловая переписка

Потребность обусловлена развитием рыночных отношений, когда необходимость в передаче информации между партнерами возрастает. Деловое письмо – основной вид корреспонденции. Официальная документация имеет юридическую силу, в отличие от устных договоренностей или, допустим, переписки в мессенджерах. Именно поэтому корреспонденция такого рода регистрируется в журнале входящих, исходящих документов организаций.

В зависимости от того, какая информация изложена, послания условно классифицируются по видам:

1. Предложение. Самый распространенный вариант. Компания, организация информирует потенциальных, постоянных клиентов о роде деятельности, предлагая определенные товары, услуги.

1. Гарантийное. Также нередкий документ. В нем излагается просьба, даются гарантии (обязательства) в обмен на ее исполнение.

1. Извещение. Отправляется при условии изменений условий сотрудничества, в том числе при изменении реквизитов, сроков договоров и так далее.

1. Сопроводительное. Исходя из названия понятно, что таким посланием сопровождается документ или пакет документов, отправляемых одновременно. Разъясняется, с какой целью они высланы.

1. Напоминание. Сообщается о том, что подходят сроки по выполнению каких-либо обязательств. Может выступать в качестве вежливого предложения о продлении дальнейшего сотрудничества.

Существуют оферты, резюме, рекламации, подтверждения, просьбы, приглашения, поздравления, претензии, благодарности, другие разновидности. Для каждого случая – свой вид отправления. Перед тем, как писать деловые письма, убедитесь, что вид, стиль выбраны правильно, соответствуют ситуации.

Отличия деловых писем от других

В названии документа кроется подсказка, зачем он составляется: по делу. Это значит, что используется исключительно деловая терминология, независимо от того, в каких отношениях вы состоите с получателем. В зависимости от сферы деятельности организации могут применяться экономические, юридические, производственные, коммерческие, иные термины. Стиль объективный, нейтральный, изложение мыслей краткое, понятное.

Перед тем, как начать деловое письмо, подумайте о том, кто именно его будет читать, какую мысль вам нужно донести. Обдумайте сообщение в канцелярский язык, если не хотите, чтобы информацию трактовали двусмысленно. Сленг, сложные грамматические конструкции, эпитеты под запретом. Юмору, грубости, сарказму здесь тоже не место. Если сомневаетесь в том, как грамотно оформлять письмо, не наделать ошибок на русском языке, проверьте орфографию, пунктуацию в специальных программах в интернете. Или дайте прочесть тому, кому доверяете в этом плане. Мысль важно верно донести всем участникам переписки во избежание недоразумений.

Как написать письмо после проведенной встречи

Знакомство с потенциальным партнером, запланированная встреча, обсуждение новых перспектив сотрудничества состоялось. Теперь необходимо сделать предложение. Удобнее всего уведомить об этом.

Как пишутся письма после встречи:

• в тексте указывается дата прошедшей встречи;

• кратко излагается суть прошедшего разговора;

• вносится предложение о сотрудничестве либо готовность к предложениям партнера;

• указывается дата, время, когда можно с вами связаться, формы связи;

• выражаются пожелания к сотрудничеству.

Используются короткие емкие фразы, отражающие готовность к продолжению переписки, обсуждению деталей. Если это отказ сотрудничества, он выражается в вежливой корректной форме. Обтекаемые фразы не рекомендованы, если вы не хотите получить в ответ несколько навязчивых писем.

Как писать электронные сообщения

Один из распространенных вариантов переписки. В отличие от бумажного послания, доходит до адресата мгновенно. Оформленное на бланке организации, с реквизитами, подписью, в том числе электронной, является таким же официальным документом. Поэтому если в данном случае необязательно получение уведомления о том, что послание доставлено лично в руки, электронный вариант – очень удобный.

Требования к оформлению такие же, как и к тому, что отправляется в конверте. Чтобы оно не затерялось в потоке информации, обязательно заполняйте строку «Тема» перед отправлением. Ее увидит получатель, когда откроет свой почтовый ящик. Что касается программного обеспечения, обычный WORD вполне подойдет. Это самая распространенная программа для составления деловой корреспонденции, есть в любом офисе, точно откроется на компьютере партнера.

Письмо можно отсканировать, отправить копию, например, в формате pdf, в виде фотографии. Это поможет сохранить реквизиты в цвете: подпись, оттиски печатей, бланки. Не стоит отражать суть сообщения в самом окошке электронной почты. Его будет невозможно оформить в соответствии с требованиями.

Если не планируете распечатывать корреспонденцию, подшивать его в папку «Входящие», сохраните всю переписку в электронном виде. Так можно вернуться к тому или иному посланию в будущем, чтобы уточнить некоторые моменты, возобновить переписку.

В какие сроки нужно давать ответ

Если после встречи вы первым получили предложение, не стоит затягивать с ответом. Желательно дать его в первые три дня. Возможно, вы еще не готовы углубленно изучить вопрос о сотрудничестве, но планируете сделать это в перспективе. Тогда просто напишите, что предложение получено, вы рассмотрите его в определенные сроки, о чем дополнительно сообщите.

Существуют письма, для которых сроки ответа закреплены законодательно. Обычно это 14 рабочих либо 30 календарных дней. Ваш секретарь, делопроизводитель должен владеть информацией, чтобы не пропустить дату ответа. Этих сотрудников учат тому, как пишут письма подобного рода. Либо же вам самостоятельно следует изучить данный вопрос в зависимости от сферы деятельности компании. Если провести ряд работ в установленные сроки не получается, важно уведомить об этом отправителя, попросив о продлении сроков, указав причину.

Распространенные ошибки в написании деловых писем

Даже если первое впечатление о вас как о партнере давно сложилось положительное, неверно составленная корреспонденция может его подпортить.

Написание письма – это своего рода искусство. Можно следовать всем правилам, но только со временем приходит качество, опыт. Интернет, специальная литература подробно объясняют, как писать деловое письмо, предлагая образец или пример на каждый случай. Но единого шаблона все же не существует.

Чего не следует делать в переписке:

1. Использовать термины, не относящиеся к вашей сфере деятельности. Получатель должен с первого раза понять, что вы пытаетесь донести.

1. Писать на несколько страниц. Письмо должно уложиться в 2-4 небольших абзаца на лист формата А4. Все остальное лучше выслать приложением.

1. Повторять одну мысль несколько раз. Тавтология утомляет, такие послания редко дочитывают до конца. Заканчивать тоже нужно вовремя.

1. Допускать ошибки. Это касается всего: названия компании, имени ее директора, написания слов. Перед тем, как писать письмо на русском языке, любом другом, уточните не только его образец, но и правила орфографии.

1. Употреблять архаизмы. К ним относятся устаревшие слова типа «сей», «сего», «посему», «каковой». Пишите тем языком, который принят на переговорах, в деловом общении.

1. Фамильярничать. Даже если сотрудничаете в сфере юмора, развлечений, обращения в форме «чуваки», слова «зажжем», «будет круто», тому подобные неприемлемы. Их лучше оставить для личного общения. И то, если это будет уместно.

Забудьте об угрозах, ультиматумах. Напоминаем, что деловая корреспонденция имеет юридическую силу. Если ваше сообщение носит предупреждающий, упреждающий характер, уместно сослаться лишь на нормы законодательства. В противном случае можно стать ответчиком в суде.

Мы рассказали об основных правилах ведения деловой переписки. Помните, что она – лицо компании. Если общение таким образом строится с партнерами, личная встреча с которыми невозможна в режиме реального времени, на основании писем будут судить о компании в целом.

Вот почему важно подать себя в выгодном свете с первых строк. Переписка имела успех? Пора назначать личную встречу для обсуждения дальнейших перспектив. Как не наделать досадных ошибок на этом этапе, читайте в следующей публикации.

Как вести деловую переписку

Без деловой переписки бизнес вести невозможно — ведь в большинстве случаев она может заменить встречу, а значит, сэкономить время предпринимателя. Чтобы деловая переписка была эффективной, важно придерживаться этикета — письмо не должно навредить, оттолкнуть потенциального партнера, клиента, работодателя.

Разберемся, как это сделать.

Общие правила и ГОСТы для оформления

Все деловые письма делятся на презентационные (или письма-знакомства), письма-заказы, письма-напоминания, письма-претензии, гарантийные письма (обязательства) и сопроводительные письма. Сопроводительные письма встречаются наиболее часто, так как их отправляют вместе с разными вложениями, от резюме до презентации или прайса.

Для оформления деловых писем в 2016 году был принят особый ГОСТ — это ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Общие правила включают такие требования к деловому письму

Лаконичность.

Без лирических отступлений и длинных экскурсов в историю. Оптимально, если письмо умещается на одном бумажном листе или на одном экране, максимум — на двух.

Одно письмо — один вопрос.

В деловых письмах не принято смешивать темы. Если это запрос на поставку канцелярских товаров — не нужно писать «заодно» и о том, какие услуги оказывает компания. Это темы для двух деловых писем.

Уважительный тон.

Даже если отправитель близко знаком с адресатом, в деловой переписке недопустима фамильярность. В деловом письме нет места «Серёге», «дружочку», «братану» — возможно обращение по имени и отчеству, а в некоторых случаях просто по имени.

Использование бланков.

Даже электронные письма, если они отправляются от лица организации, необходимо оформлять на бланке с логотипом и реквизитами отправителя.

Письмо на языке адресата.

При международной переписке письма составляются либо на языке получателя, либо на английском как признанном языке международного общения.