Как определить готовность процесса к автоматизации

“Пришли неподготовленные? Сейчас мы вас разденем!” — Сергей Мироненко о готовности бизнеса к автоматизации

Мы идём по рынку 1С и наблюдаем за людьми, которые бегают в поисках автоматизации. В один момент они останавливаются: прежде чем автоматизироваться, важно понять, готов ли к этому бизнес.

Пришли неподготовленные? Сейчас мы вас разденем! Собственники бизнеса, которые не были готовы, знают, как это бывает: как приходят ребята, как красиво они танцуют, показывают классные презентации, а потом выставляют большие счета. Они делают то, что вам не нужно. Проверить это невозможно, потому что вы не специалисты. По итогу 70% проектов уже подписаны, оплачены и актами закрыты. Результата нет. Только в этот момент вы начинаете задумываться: “А какой планировался результат?”.

“К автоматизации можно подготовиться. К автоматизации нужно подготовиться. Нельзя автоматизировать бизнес, если он не готов. Нельзя предъявлять претензии тем, кто делает автоматизацию, если на старте не было готовности” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

Как понять, что бизнес готов к автоматизации? Рассмотрим алгоритм действий.

№1 Оценка собственной готовности и готовности бизнеса

Собственник должен грамотно поставить задачу. Для этого необходимо понимать, в каких процессах и что именно нужно улучшить.

“Сформулировать задачу для автоматизации невозможно, если я не понимаю и не представляю процесс, который планирую автоматизировать. Это является центральным требованием цифровизации и автоматизации бизнеса” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

Есть 2 варианта:

1. Автоматизация, направленная на сокращение операционных затрат компании. Рассмотрим простой пример. Изначально было 20 человек, выполняющих определённые операции. Мы оцифровали эти действия, автоматизировали их. Потребность в 20 сотрудниках исчезла. Теперь нужно 2 человека вместо 20. Раньше заработную плату начисляли 20 людям, сейчас — двоим.
2. Автоматизация с целью ускорения реакции. Изначально мы разбирали заказы в течение 3 дней. За счёт применения алгоритмов, которые дублируют действия людей, заменяют их, процессы ускорились. Сейчас мы разбираем заказы не 3 дня, а 2 часа. Соответственно, можем обработать большее количество заказов.

Каждый из вариантов автоматизации предполагает сокращение издержек. Нужно понимать, в каком конкретно месте оно произойдёт.

“Если я понимаю, какие бизнес-участки и операции могут быть подвержены такому качественному изменению, чтобы на выходе затраты на эти операции уменьшились, я готов к автоматизации данного участка” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

№2 Выбор исполнителя

Нужно найти подрядчика, который предложит оптимальный вариант решения поставленной задачи. Когда мы хотим автоматизировать процесс, в котором полностью разбираемся, мы сталкиваемся с необходимостью выбора. Действия можно оцифровывать или автоматизировать посредством разных алгоритмов. Из этого множества нужно выбрать оптимальный, который подойдёт именно для вашего бизнеса.

Отдать задачу на откуп тем подрядчикам, которые будут заниматься автоматизацией, — в корне не верное решение. Это значит дать возможность принимать бизнес-решения людям, которые бизнесом не занимаются. Они будут заинтересованы не в поисках оптимальной позиции для бизнеса — оптимального расхода, оптимальной производительности и эффективности, — а в меньшей нагрузке непосредственно на них. Такие исполнители отдадут предпочтение наиболее простым и знакомым алгоритмам.

“Они делали это вчера и хотят делать это сегодня. Такие подрядчики не предлагают варианты, не входят в обсуждение, не модерируют процесс выбора. Они хотят приложить минимум усилий и продать вам те компетенции, которые у них есть сегодня” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

Передать ответственность за принятие решения специалистам по автоматизации — это ошибка. Остаётся 2 варианта, каждый из которых с точки зрения эффективности является правильным:

1. Принимать личное участие, пользоваться собственной экспертизой. Для этого необходимо разработать определённые регламенты и политики. Например, политику ценообразования или регламент оборачиваемости склада. Необходимо описать контрольные точки, показатели и алгоритмы, с помощью которых можно реализовывать ту или иную бизнес-функцию. Эти документы и понятия могут разрабатываться владельцем бизнеса совместно с командой топ-менеджеров.
2. Поручить реализацию задачи экспертам по автоматизации бизнеса.

Как проверить эксперта? Сделать это просто. Эксперт отличается от специалиста тем, что предлагает несколько вариантов решения задачи.

“Чтобы это проверить, я разработал простой тезис. Эксперт отличается тем, что он организует круглый стол, собирает заинтересованных со стороны клиента лиц и выбирает оптимальное решение. Проведение такой встречи, такой модерации — это и есть работа эксперта. На выходе предприниматель может совершенно спокойно, вменяемо и рассудительно принять решение, твёрдое и жёсткое. Относительно его можно строить бизнес-процессы, потому что это решение меняться не будет. Все остальное — манипуляции” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”

На базе своего опыта эксперт рекомендует то решение, которое для данного бизнеса является самым оптимальным. Собственник должен рассмотреть его предложение. Далее решение можно транслировать подрядчику, который занимается автоматизацией. Не стоит терзать специалиста мыслями, что он должен быть экспертом. Это миф, который приводит нас в стан черных автоматизаторов (о них скоро выйдет отдельная статья).

№3 Состояние Дзен

“Я называю это состоянием Дзен. Тогда бизнес может спокойно отнестись к процессу автоматизации. Крайне не рекомендуется заниматься автоматизацией, когда бизнес страдает, а показатели падают. Также не нужно этого делать, когда бизнес резко и быстро растёт” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

Автоматизация — процесс, похожий на заливку бетона. Когда материал остывает, чтобы его сломать, требуются определённые усилия. В условиях роста бизнес-процессы меняются, причём достаточно быстро. Компания должна быть гибкой. При росте показателей эффективности даже на определённых участках рекомендуется использовать гибкую автоматизацию, то есть не склоняться лишь к одному решению, которое предложил подрядчик, а пользоваться теми инструментами — платными, бесплатными, — которые закрывают конкретные задачи. Например, Google Таблицы, где отчёты можно менять хоть каждую неделю. Пока бизнес растёт, лучше всего пользоваться именно такими инструментами.

Если бизнес терпит спад, реакция должна быть аналогичной. Важно оперативно реагировать на ситуацию и по мере необходимости применять антикризисные механизмы управления. Они тоже плохо дружат с регулярным менеджментом и закреплёнными процессами.

Если ваш бизнес находится в состоянии Дзен, планово растёт, он готов к автоматизации. Это управляемый, а не взрывной рост. Плановые снижения с понятными факторами, не влияющими на вашу модель.

Заключение

Итак, компания готова к нормальному, спокойному процессу автоматизации, когда есть:

1. Собственная готовность и готовность бизнеса. Он не сопротивляется изменениям.
2. Взаимодействие с экспертами. Выбор правильных моделей.
3. Качественно принятые регламенты и политики, которые проработаны вместе с экспертами, приняты на верхнем уровне и уже действуют в компании.

Наличие этих факторов говорит о том, что пора автоматизировать бизнес-процессы. Без нервов, без срыва сроков. Тогда подрядчик в состоянии разработать план-график и в принципе уложиться в оговорённый период времени.

Мифы, которые кружатся вокруг ИТ-отрасли — 1 из 10 проектов взлетает, а 9 остаются в убытке — лишь подтверждают то, что 9 компаний были не готовы. Это можно продиагностировать на старте. Диагностика содержит всего 3 аспекта и занимает 1 рабочую неделю. Если компания не готова, необходимо перейти к реализации рекомендаций по подготовке к автоматизации. Это целый процесс, по факту прохождения которого можно приступать к автоматизации.

Проблема рынка автоматизации — рынка 1С, в частности — заключается в том, что 90% компаний затевают этот процесс, абсолютно к нему не подготовленными. Ни по одному из пунктов готовности нет. Они нанимают подрядчиков, бегают по рынку и верят в то, что могут найти волшебника в голубом вертолёте, который прилетит и угостит их эскимо. А в итоге, к сожалению, прилетают орки без вертолёта и эскимо, но с огромными пиками, которые насаживают в мягкие места заказчика. Заказчик удивлённо смотрит: “Почему же?”. Все объясняется очень просто: готовности к автоматизации не было.

К автоматизации можно и нужно подготовиться. Мы знаем, как это сделать. И мы вас подготовим. Это займёт не годы, а 2-3 месяца в зависимости от объёма предприятия. Автоматизируйте свой бизнес вовремя!

Оценка готовности компании к автоматизации

Заявляя о проекте автоматизации, заказчик зачастую ставит перед проектом совсем другие цели. За счет внедрения ERPсистемы предприятие хочет решить бизнес-проблему: снизить издержки, сократить ненужные запасы и неликвиды, повысить скорость обеспечения заказов клиентов, увеличить доходность предприятия.

В последнее время многие начали понимать, что без четко выстроенных правил работы предприятия автоматизация не дает нужного эффекта.

Поэтому до того, как начинать проект перехода на новую информационную систему, необходимо оценить управленческую готовность компании к автоматизации.

Для этого необходимо понять:

• Какую цель ставит перед собой компания, стартуя проект автоматизации. Чего на самом деле она хочет достичь и какие задачи решить за счет внедрения информационной системы;
• Кто является инициатором проекта, насколько высшее руководство заинтересовано в проекте и чего оно ждет от этого проекта. Какие проблемы на самом деле волнуют первое лицо (ведь в итоге генеральный директор или собственники будут спонсорами проекта);
• Какие бизнес-процессы существуют в компании. Все ли бизнес-процессы, которые должны в ней быть (с учетом специфики бизнеса и структуры управления), есть на самом деле;
• Насколько эти бизнес-процессы выстроены и автоматизированы, степень текущей автоматизации: только учет, учет и управление, наличие сложных аналитических данных;
• Насколько проработаны в компании методики и регламенты, задающие правила работы: учетная политика, бюджетная модель, методика расчета себестоимости и т.п.

Какие работы включает в себя оценка управленческой готовности компании к автоматизации?

• Уточнение реальных целей проекта автоматизации. Согласование с заказчиком задач, которые решаются автоматизацией и задач, требующих внутриорганизационных изменений;
• Верхнеуровневый анализ существующих бизнес-процессов и связей между бизнес-процессами. Определение основных и смежных процессов, которые необходимо включить в контур проекта;
• Анализ степени выстроенности бизнес-процессов, наличие и проработанности методик и правил выполнения бизнес-процессов. Определение необходимого состава работ проекта, в т.ч. работ, не связанных с автоматизацией.

Продолжительность первоначальной оценки как правило составляет от 1- 2х недель до месяца.

Если входе оценки выяснится, что для качественной автоматизации требуется выстроить /усовершенствовать бизнес-процессы и выработать правила их выполнения, необходимо до автоматизации провести детальный аудит деятельности компании с выработкой решений по ее совершенствованию.

Что вам может дать такая услуга:

• Повысить соответствие содержания работ и контура проекта требованиям и специфике предприятия. Тем самым, снизить риски, связанные с отсутствием необходимых методик, неформализованностью требований к будущей системе, появлению неучтенных требований на последних этапах проекта;
• Снизить риски срыва сроков проекта за счет появления задач, требующих проработки специалистами заказчика, и не заложенных в график проекта;
• Более точно определить состав команды и необходимые компетенции с обеих сторон. Тем самым обеспечить необходимое качество результатов;
• И самое главное — повысить успех проекта за счет того, что требования к результатам проекта и к самой системе будут сформулированы полно и корректно, однозначно понятны заказчику и вашим специалистам.

• Звоните+7 (985) 970-58-78
• Пишитеorg@cons-dir.ru
• Скайпskype_cons_dir

Расчет экономического эффекта от внедрения системы автоматизации

Экономический эффект от внедрения средств автоматизации может быть лишь косвенным, так как внедренные средства автоматизации не являются прямым источником дохода, а являются либо вспомогательным средством организации получения прибыли, либо помогают минимизировать затраты.

Оценить экономический эффект от использования программы можно двумя способами: простым и сложным (более трудоемкий способ, но более точный). Простой способ это некоторое упрощение сложного способа с учетом различных «оговорок». Например, если материальные затраты не меняются после внедрения программы, то их можно исключить из расчета, тем самым его упростив. Полная оценка по сложному алгоритму, как правило, проводится квалифицированными специалистами по итогам обследования бизнес-процессов предприятия. Но если необходимо быстро и приблизительно оценить эффективность внедрения средства автоматизации, то можно в представленные формулы подставлять оценочные значения затрат. Конечно, при использовании оценок затрат, а не их фактических значений, экономический эффект будет посчитан не точно, но тем не менее позволит оценить выгодность и необходимость автоматизации.

Главный экономический эффект от внедрения средств автоматизации заключается в улучшении экономических и хозяйственных показателей работы предприятия, в первую очередь за счет повышения оперативности управления и снижения трудозатрат на реализацию процесса управления, то есть сокращения расходов на управление. Для большинства предприятий экономический эффект выступает в виде экономии трудовых и финансовых ресурсов, получаемой от:

• снижения трудоемкости расчетов;
• снижение трудозатрат на поиск и подготовку документов;
• экономии на расходных материалах (бумага, дискеты, картриджи);
• сокращения служащих предприятия.

Снижение же трудозатрат на предприятии возможно за счет автоматизации работы с документами, снижения затрат на поиск информации.

Критерием эффективности создания и внедрения новых средств автоматизации является ожидаемый экономический эффект. Он определяется по формуле:

• Э_р — годовая экономия;
• Е_н — нормативный коэффициент (E_н=0.15);
• К_п — капитальные затраты на проектирование и внедрение, включая первоначальную стоимость программы.

Годовая экономия Э_р складывается из экономии эксплуатационных расходов и экономии в связи с повышением производительности труда пользователя. Таким образом, получаем:

Э_р=(Р1-Р2)+ΔР_п, (1)

• Р1 и Р2 — соответственно эксплуатационные расходы до и после внедрения разрабатываемой программы;
• ΔР_п — экономия от повышения производительности труда дополнительных пользователей.

Расчет капитальных затрат на проектирование и внедрение

В случае если оценивать экономический эффект с учетом всех деталей, то капитальные затраты на проектирование и внедрение рассчитываются с учетом длительности работ на этом этапе. Итак, рассмотрим подробнее расчет капитальных затрат на проектирование и внедрение системы автоматизации.

Под проектированием понимается совокупность работ, которые необходимо выполнить, чтобы спроектировать систему, часть системы или поставленную задачу. Под внедрением понимается комплекс работ по вводу в промышленную эксплуатацию системы с возможными ее доработками.

Для расчета затрат на этапе проектирования необходимо определить продолжительность каждой работы, начиная с составления технического задания и заканчивая оформлением документов.

Продолжительность работ определяется либо по нормативам (при этом применяют специальные таблицы), либо рассчитывают их на основании экспертных оценок по формуле:

Т₀=(3*Т_min+2*Т_max)/5 (2)

• Т₀ — ожидаемая продолжительность работ;
• Т_min и Т_max ~ соответственно наименьшая и наибольшая по мнению эксперта длительность работы.

Данные расчетов ожидаемой длительности работ приведены в Таблицу 1.

Таблица 1. Длительность работ на этапе проектирования (пример)

Наименование работ	Длительность работ, дней
	минимум	максимум	ожид.
Разработка технического задания	1	2	2
Анализ технического задания	2	5	3
Изучение литературы	5	10	7
Работа в библиотеке с источниками	—	—	—
Знакомство с основными этапами дипломной работы	1	3	2
Оформление ТЗ	1	2	2
Разработка алгоритма	2	5	3
Доработки программы	10	20	15
Отладка программы	15	20	18
Экономическое обоснование	1	3	2
Оформление пояснительной записки	3	7	5
Выполнение плакатов	5	10	8

Капитальные затраты на этапе проектирования К_к рассчитываются по формуле:

K_к=С + Z_п+M_п+H (3),

• С – первоначальная стоимость программного продукта;
• Z_п — заработная плата специалистов на всех этапах проектирования и внедрения;
• М_п — затраты на использование ЭВМ на этапе проектирования и внедрения;
• Н — накладные расходы на этапе проектирования и внедрения.

Одним из основных видов затрат на этапе проектирования является заработная плата специалиста, которая рассчитывается по формуле:

Z_п=Z_п*T_п*(l+A_с/100)*(l+A_п/100) (4)

• Z_п— заработная плата разработчика на этапе проектирования;
• Z_д — дневная заработная плата разработчика на этапе проектирования;
• А_с — процент отчислений на социальное страхование;
• А_п — процент премий.

В общем случае, расходы на машинное время состоят из расходов на процессорное время (при работе с объектным или абсолютным модулем) и расходов на дисплейное время. Формула для расчетов имеет вид:

М=t_д*С_д+ t_п*C_п (5)

• С_п и С_д — соответственно стоимости одного часа процессорного и дисплейнного времени;
• t_д и t_п — соответственно процессорное и дисплейное время, необходимое для решения задачи (час).

Расходы на эксплуатационные принадлежности определяются простым подсчетом затрат на их приобретение по оптовым (или свободным) ценам.

Так как программа разработана на современных быстродействующих компьютерах, то в дополнительном процессорном времени необходимости нет, т.е. принимаются как С_п=0 и t_п=0.

При расчете М_п следует учитывать время на подготовку исходных текстов программ, их отладку и решение контрольных примеров.

Накладные расходы согласно формулы (2) составляют 80-120% от заработной платы персонала занятого эксплуатацией программы.

В случае если проектирование и внедрение средства автоматизации полностью осуществляет сторонняя организация, то можно использовать упрощенную схему расчета, т.е. в качестве капитальных затрат на проектирование и внедрение принять суммы уплаченные сторонней организации, включая первоначальную стоимость средства автоматизации.

Состав эксплуатационных расходов

В эксплуатационные расходы входят:

• содержание информационных расходов;
• содержание персонала по обслуживанию комплекса технических средств;
• расходы на функционирование программы;
• расходы на содержание здания;
• прочие расходы.

Расходы на содержание персонала

Расходы по различным видам работающих определяем по формуле:

Z= n_iz_i*(1+ A_c/100)*(1+А_п/100)

• n_i — численность персонала 1-го вида связанная с выполнением paбот;
• A_с — процент отчислений на социальное страхование
• A_п — средний процент премий за год

Расходы на функционирование программы

Расходы на функционирование программы складываются из затрат на машинное время и затрат на эксплуатацию различных принадлежностей (бумаги, краски для принтера и т.д.).

Из формулы (5) произведем расчет расходов на функционирование программы:

При этом можно оценить аналогичные расходы до внедрения программы и сравнить полученные значения. При внедрении программы уменьшается время работы с одной и той же задачей, за чет этого уже появляется экономия.

Расчет на накладные расходы

Расходы на эксплуатационные принадлежности определяются простым подсчетом затрат на их приобретение по оптовым (или свободным) ценам.

Прочие расходы

Прочие расходы составляют от 1 до 3% от суммы всех эксплуатационных расходов.

• до внедрения программы

P_пр1 = (Z+M₁+H)*0,03

• после внедрения программы

P_пр2 = (Z+M₂+H)*0,03

• до внедрения программы

P₁=Z+M₁+H+P_пр1

• после внедрения программы

P₂=Z+M₂+H+P_пр2
Расчет экономии за счет увеличения производительности труда пользователя

Если пользователь при экономии i- вида с применением программы экономит T_i, часов, то повышение производительности труда P_i (в %) определяется по формуле:

• F_j — время, которое планировалось пользователем для выполнения работы j-вида до внедрения программы (час.).

Таблица 2. Работы пользователей (пример)

№ п/п	Вид работ	До авто­матиза­ции, мин Fj	Экономия времени, мин. DT	Повышение про­изводительности труда Рi (в %)
1.	Ввод информации	40	20	100
2.	Проведение расчетов	5	4	400
3.	Подготовка и печать отчетов	30	15	100
4.	Анализ и выборка данных	44	10	300

Экономия, связанная с повышением производительности труда пользователя Р определим по формуле:

• Z_п — среднегодовая заработная плата пользователя.

Пример

Для большего понимания материала рассмотрим в качестве примера небольшую типовую российскую организацию, занимающуюся оказанием услуг, в которой автоматизируется отдел бухгалтерии с одним рабочим местом. В качестве средства автоматизации выбрано программное средство «фирмы 1С» — «1С:Бухгалтерия Предприятия 2.0». Подразумеваем, что внедряет программное средство сторонняя организация. Стоимость «1С:Бухгалтерия Предприятия 2.0» составляет 10800 руб.

Стоимость услуг сторонней организации по ее внедрению составляют 10000 руб.

В итоге капитальные затраты на внедрение составят:

К = 10800 + 10000 = 20800 руб.

Посчитаем расходы на содержание персонала, исходя из условия, что оклад сотрудника составляет 50000 руб.

Z = 1 * 50000 * (1 + 34% / 100) = 67000 руб.

В нашем примере, для простоты, накладные и прочие расходы до и после внедрения программы будем рассматривать как неизменные, т.е. внедрение программы не вызвало экономию чернил в картриджах принтеров, расходование бумаги и т.п. Таким образом, годовая экономия будет равна экономии, связанной с повышением производительности труда пользователя.

Рассчитаем экономию за счет увеличения производительности труда сотрудника. В нашем примере бухгалтерский учет велся на компьютере, но в ручную с использованием различных программ, позволяющих хранить данные в таблицах. Например, MS Excel. В качестве исходных данных будем использовать данные, приведенные в Таблице 2.

Экономия, связанная с повышением производительности труда пользователя:

P = 67000 * 9 = 603000 руб.

В итоге получаем следующую ожидаемую экономическую эффективность:

Э = 603000 – 20800 * 0,15 = 599880 руб.

О чем говорят эти цифры? Даже при приблизительном расчете экономическая эффективность от внедрения программного средства получилась значительной. Такой она получилась за счет увеличения производительности труда сотрудника.

Соответственно потратив всего 20800 рублей мы получаем экономию за год в 599880 рублей!

Заключение

По результатам расчета экономической эффективности проектирования и внедрения средства автоматизации сразу можно , что это выгодно. Хоть выгода и косвенная, но, как правило, заметная в средне и долгосрочной перспективе. Внедрение средств автоматизации может привести к корректированию самого бизнес-процесса, так как задачи выполняются быстрее. Сотрудники могут обрабатывать большие объемы информации за свое рабочее время, что можно использовать или для уменьшения затрат на персонал или для быстрого развития бизнеса при неизменности количества сотрудников, занятых обработкой информации.

Как показывает практика автоматизация бизнес процессов, в особенности таких как расчет себестоимости продукции, подготовка регламентированной отчетности по результатам деятельности, учет взаиморасчетов с контрагентами, формирование и учет печатных документов несет в себе большой потенциал для развития и материальную выгоду с течением времени.

В процессе расчета экономический эффективности необходимо учитывать одно свойство автоматизации. Заключается оно в следующем: чем больше средств и времени потрачено на автоматизацию тем выше экономический эффект от внедрения. Объясняется это довольно просто: если качественно подойти к выбору программного продукта, качественно проработать все бизнес-процессы на этапе проектирования и внедрения, все описать и отладить, то в последующем будет потрачено гораздо меньше средств на эксплуатацию программы.

Важно отметить, что в случае если одним программным средством автоматизируются различные подразделения и сотрудники, то уменьшаются затраты на организацию документооборота между ними. Уменьшаются как временные так и материальные затраты.

Чтобы получить бесплатные консультации по покупке, внедрению и поддержке программ для вашей компаний, свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 230-20-02 или отправьте онлайн заявку!

Автоматизация бизнес-процессов: как начать и какое ПО выбрать

Ежедневная деятельность организаций сложна и разнообразна. Внутренняя структура компаний помогает реализовывать бизнес-процессы (БП), а система в целом удовлетворяет потребности клиентов. Формирование заказов, отправка счетов-фактур, писем и push-уведомлений, заполнение форм и открытие банковских счетов — эти операции можно и нужно автоматизировать. Консалтинговая фирма Prophet опросила 600 компаний и выяснила, что для 40% из них модернизация внутренних процессов — важнейший шаг на пути к цифровой трансформации. И это единственный способ выжить в этом конкурентном мире.

Автоматизация бизнес-процессов — это применение технологий для автоматизации рутинных, повторяющихся действий. Проще говоря, это использование специализированного ПО для того, чтобы сделать сложные вещи простыми.

Рынок автоматизации бизнес-процессов растет на 10% ежегодно. И это неудивительно. Огромные издержки, связанные с неэффективными процессами и влиянием человеческого фактора, обходятся компаниям в тысячи долларов каждый год. С решениями для автоматизации компании могут усовершенствовать работу над повторяющимися задачами, оцифровывая и стандартизируя БП с помощью специализированного программного обеспечения. Это помогает снизить эксплуатационные расходы. Также ПО для автоматизации не только экономит время и средства, но и избавляет сотрудников от задач, требующих затрат ручного труда. Вместо этого команды могут сосредоточиться на первостепенных проблемах.

Управление ИТ-процессами

В этой статье — о бизнес-процессах, переходе к автоматизации и системах, которые помогут в этом.

Что такое бизнес-процесс

Чтобы разобраться в автоматизации бизнес-процессов, стоит начать с того, что же такое БП. Бизнес-процесс — это любой набор действий, который помогает компании достичь поставленной цели. В контексте автоматизации это повторяющаяся операция, состоящая из ряда шагов и затрагивающая несколько ИТ-систем. К общим БП относится обработка запросов клиентов, одобрение заявлений на отпуск, прием на работу новых сотрудников и пр. Обычно они состоят из потоков электронных писем, документов и данных. В такой системе даже незначительная ошибка может привести к нарушению коммуникации и срыву сроков.

Программное обеспечение для автоматизации призвано устранить такие проблемы. С его помощью бизнес может восстановить контроль над бизнес-процессами, улучшить коммуникацию и предотвратить путаницу. Автоматизация БП освобождает время и ресурсы. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на своих основных функциях, а не на утомительных и повторяющихся задачах.

Решения для автоматизации все чаще используют технологии искусственного интеллекта (ИИ) для лучшей интеграции неструктурированных данных. Это помогает улучшить пользовательский опыт, поскольку технологии учатся взаимодействовать с потребностями пользователей без технических знаний.

Как автоматизировать бизнес-процессы

Автоматизация — часть концепции Workflow, которая направлена на организацию ежедневной работы в компании. Специализированное программное обеспечение обычно предлагает понятный, структурированный интерфейс для создания, настройки и контроля всей технологической цепочки. Рассмотрим конкретные шаги, которые нужно предпринять для автоматизации бизнес-процессов.

Шаг 1. Определите повторяющиеся задачи.

Первый этап анализа компании, которая вступает в процесс автоматизации, — определение областей с повторяющимися действиями. Но как их распознать и выделить из множества ежедневных операций? Для этого:

• Используйте графические и визуальные инструменты, чтобы понять, как функционирует компания. Создайте карту бизнес-процессов (Business Process Map). Это поможет выделить неэффективные действия и оптимизировать дальнейшие шаги.
• Глубоко погрузитесь в рабочие процессы, чтобы в будущем правильно их перестроить.

Эти способы помогут упростить рабочий процесс, автоматизировав повторяющиеся задачи. Важно помнить, что на этом этапе важна обратная связь от сотрудников, которые непосредственно участвуют в бизнес-процессах.

Шаг 2. Установите бизнес-цели.

Постановка целей — важный этап наряду с определением ключевой проблемы. Это поможет вам проанализировать общий прогресс компании. Долгосрочные цели легко установить, задав три простых вопроса:

• Какова ваша цель прямо сейчас?
• Поможет ли автоматизация ее достичь? Если да, то как?
• Как вы будете отслеживать успешность автоматизации бизнес-процессов?

Ответы на эти вопросы не только помогут получить ясность в отношении приоритетов компании, но и упростят организацию самого процесса автоматизации.

Шаг 3. Выберите подходящее ПО для автоматизации.

Как только вы установите цели, необходимо выбрать правильный софт и понять, как использовать услуги поставщика решения наилучшим образом. Однако на рынке так много инструментов — облачные ПО, веб-сайты, мобильные приложения, — что выбор подходящего для вашего бизнеса становится сложной задачей. Вот список того, на что стоит обратить внимание при выборе:

• ПО должно быть простым и понятным в использовании.
• Оно должно быть гибким.
• ПО должно интегрироваться с уже установленными инструментами и работать с сохраненными данными.

При выборе также стоит опираться на установленные цели.

Шаг 4. Подготовьте кадры.

Каждая крупная реформа в управлении изменениями часто встречает сопротивление либо потому, что ее считают ненужной, либо потому, что сотрудникам сложно адаптироваться к изменениям. Поэтому подготовка управленческих кадров и реальных пользователей ПО поможет упростить процесс автоматизации. Вы можете проводить тренинги и привлекать сотрудников к регулярному обучению управлению бизнес-процессами (Business Process Management, BPM).

Шаг 5. Мониторинг эффективности.

Внедрение ПО — не последний этап цифровой трансформации. Рынок меняется, а вместе с ним совершенствуются и инструменты для автоматизации. Как только вы внедрите систему, ваше ПО начнет измерять ключевую производительность. Почему это важно:

• Помогает обнаружить узкие места.
• Выделяет области, в которых требуется оптимизация рабочих процессов.
• Помогает сотрудникам стать более эффективными.

Таким образом, как только анализ будет завершен и команда сосредоточится на новых решениях и улучшениях, бизнес начнет развиваться. Постоянное движение в сторону автоматизации бизнес-процессов также обеспечит большую производительность.

Какую систему автоматизации БП выбрать

Автоматизация бизнес-процессов с помощью технологий — ключ к улучшению рабочих процессов. В выбранном вами решении должны быть все необходимые инструменты, чтобы помочь вам в трансформации бизнеса. Автоматизация может быть особенно полезна среднему и крупному бизнесу, которому нужно улучшить множество процессов, особенно сервисных. Каждая отрасль уникальна, поэтому идеальная система автоматизации должна быть достаточно гибкой, чтобы соответствовать именно вашим потребностям.

SimpleOne

Это российская интеллектуальная ESM-платформа, с помощью которой можно автоматизировать бизнес-процессы. ESM (Enterprise Service Management) — управление корпоративными услугами, то есть внедрение принципов управления ИТ-услугами в работу подразделений на уровне всей организации. Будь то ИТ, управление персоналом или АХО — с SimpleOne у вас будет интегрированная платформа для автоматизации всех текущих процессов.

Среди преимуществ ESM-платформы:

• Простой запуск. Нет необходимости проходить специальное обучение.
• Гибкий интерфейс. Пользователи могут настроить систему под себя.
• Эффективный тайм-менеджмент. Помогает распределять время на действительно важные задачи.
• Единая среда. Платформа соединяет все разрозненные подразделения.
• Шаблоны. Компания может не только разработать решение под себя, но и выбрать уже готовое.

• Подход Low Code. Даже пользователи без опыта в разработке могут создавать собственные приложения для автоматизации.
• Интерфейс для мобильных устройств. Платформа проста в применении и работает как обычное мобильное приложение.
• Объединяет не только людей, но и другие корпоративные и внешние сервисы.
• Возможность масштабирования с ростом компании.

ServiceNow

Европейская ITSM-система, которая поможет упростить процесс цифровой трансформации. Эта единая облачная платформа позволяет создавать цифровые рабочие процессы, соединять людей, функции и системы для того, чтобы ускорить внедрение инноваций, повысить гибкость и увеличить производительность.

• Инструменты аналитики, работающие с использованием искусственного интеллекта. Они собирают информацию о процессах в компании, помогают делать прогнозы и автоматизировать повторяющиеся задачи.
• Легкая масштабируемость. У платформы есть уже подключенные модули (HR, Asset, Facility и пр.), которые могут работать из «коробки».
• Унифицированная платформа. У каждого сотрудника есть одинаковые возможности для создания приложений.

Среди особенностей ServiceNow:

• Аналитика производительности. Данные доступны заинтересованным сторонам и экспертам, которые отвечают за успешное предоставление услуг.
• База данных управления конфигурациями (Configuration Management Database, CMDB). Доступ к ИТ-среде.
• Поиск на базе ИИ. Обеспечивает персонализированные и релевантные результаты.

4Me

Это комплексное решение для автоматизации управления услугами и проектами. Это первое приложение для управления корпоративными сервисами, созданное на базе подхода SIAM (Service Integration and Management). Это значит, что решение помогает внутренним и внешним поставщикам услуг предприятия наладить сотрудничество и отслеживает уровень обслуживания. 4Me — самое быстрое решение на рынке. Подойдет тем компаниям, которые хотят автоматизировать бизнес-процессы в кратчайшие сроки, не жертвуя при этом качеством.

К преимуществам 4Me относятся:

• Преднастройка всех функциональностей. Это значительно сокращает время на запуск.
• Размещение в облаке или on-premise. Можно выбрать опцию, подходящую именно вашему бизнесу.
• Совместная работа. Есть возможность создать изолированные домены внутри одной организации.
• Мобильное приложение. Быстрый доступ с любых устройств.

• Автоматическое отслеживание сквозных SLA (Service Level Agreement).
• Бесшовное и безопасное взаимодействие всех доменов.
• Архитектура со встроенной интеграцией.