Как открыть базу данных access

4.5 Открытие базы данных и её окно

После запуска Microsoft Access одновременно с его окном открывается первое диалоговое окно, позволяющее начать создание базы данных или открыть уже существующую базу.

Открыть существующую базу данных можно командой меню Файл | Открыть или нажать кнопку Открыть базу данных. После выполнения этой команды открывается окно базы данных.

Все операции по обработке объектов базы данных начинаются в окне базы данных. Окно базы данных, как и окно Access, имеет панель заголовка, в которой отображается ещё и имя базы данных.

На закладках окна базы данных представлены основные объекты базы данных: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы и Модули. Рабочее поле окна базы данных предназначено для отображения списка объектов выбранного типа.

В составе окна базы данных справа от рабочего поля имеются три кнопки:
• Открыть, если выбрана таблица, запрос или форма; Просмотреть, если выбран отчет, Запустить, если выбран макрос;
• Конструктор позволяет перейти в режим доработки любого ранее созданного объекта;
• Создать позволяет приступить к созданию нового объекта выбранного типа.

При создании объекта предоставляется возможность выбора режима его разработки. Это может быть Мастер или Конструктор или некоторый другой режим, зависящий от выбранного типа объекта.

«Не удается открыть базу данных, созданную в предыдущей версии приложения» в Access 2013 и Access 2016

Эта проблема возникает при попытке открыть базу данных Access 97 с помощью Access 2013 или более поздней версии Microsoft Access. Чтобы решить эту проблему, используйте предыдущие версии Access 2013 для сохранения базы данных Access 97 в виде файла .accdb:

1. Откройте базу данных Access 97 в Access 2003.
2. В меню Инструменты щелкните Служебные программы, выберите Преобразовать базу данных и нажмите Формат файла Access 2002-2003.
3. Введите название базы данных, а затем нажмите Сохранить.
4. Закройте программу Excel 2003.
5. Откройте базу данных в Access 2013 или более поздней версии Access.
6. На вкладке «Файл» нажмите кнопку «Сохранить как», выберите База данных Access (*.accdb), а затем нажмите кнопку «Сохранить как».
7. В диалоговом окне Сохранить как нажмите Сохранить.

Причина

Эта проблема возникает из-за того, что последние версии Access не могут конвертировать файлы Access 97.

Дополнительная информация

При открытии базы данных Access 97 в Access 2010 или Access 2007 мастер совершенствования базы данных помогает преобразовать базу данных в файл .accdb. Дополнительные сведения см. в разделе «Преобразование базы данных в формат файла .accdb».

По умолчанию последние версии Access не могут преобразовывать файлы Access 97.

Обратная связь

Были ли сведения на этой странице полезными?

Запуск Access и открытие баз данных

После короткого обзора возможностей Access перейдем к описанию начальных действий по запуску Access и открытию файлов баз данных.

Мы не описываем здесь процесс установки Microsoft Access 2002, т. к. подробную информацию об установке можно найти в документации, которая входит в комплект поставки.

Для того чтобы запустить Microsoft Access 2002, необходимо:

1. Нажать кнопку Пуск (Start) на Панели задач в нижней части рабочего стола.
2. Открыть в главном меню пункт Программы (Programms).
3. Выбрать программу Microsoft Access.

Базой данных Access является файл, который имеет расширение mdb. Этот файл может содержать не только все таблицы, но и другие объекты приложений Access — запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

В дальнейшем вы узнаете, что это не всегда бывает так. Иногда приложение состоит из нескольких файлов, но пока мы рассматриваем простейший вариант.

При запуске Access появляется главное окно Microsoft Access.

Для того чтобы открыть существующую базу данных, можно воспользоваться одним из трех способов.

• Выбрать в меню Файл (File) из списка ранее открывавшихся файлов требуемый файл (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Открытие базы данных из меню Файл

Если такой список в меню Файл (File) отсутствует, нужно с помощью команды Сервис, Параметры (Tools, Options) открыть диалоговое окно Параметры (Options), раскрыть вкладку Общие (General) и установить флажок Помнить список файлов (Recently used file list).

• Выбрать файл из списка в области задач, которая расположена в правой части окна приложения (см. рис. 1.4).
• Выбрать команду Открыть (Open) в меню Файл (File), и затем выбрать нужный файл в диалоговом окно Открытие файла базы данных (Open) (рис. 1.5).

В последнем случае в диалоговом окне обычно по умолчанию отображается содержимое папки Мои документы или Личная (в зависимости от установленной на компьютере операционной системы). Найдя в списке необходимую базу данных, нужно выделить файл и нажать кнопку Открыть (Open) или дважды щелкнуть по элементу списка. В главном окне Microsoft Access появится окно выбранной базы данных (рис. 1.6).

Рис. 1.5. Диалоговое окно Открытие файла базы данных

Рис. 1.6. Пример базы данных

Вы можете спокойно в новой версии Access открывать файлы баз данных, созданные в версии Access 2000, и работать с ними так же, как делали это раньше. Однако, если вы хотите работать с файлами, созданными в более ранних версиях Access, рекомендуем вам ознакомиться предварительно с материалом гл. 19.

Файлы можно выбирать не только из списка, который появляется в диалоговом окне Открытие файла базы данных (Open) при его открытии. Можно выбрать нужную папку либо из раскрывающегося списка Папка (Look in), либо использовать ярлыки, находящиеся на так называемой панели адресов слева. При выборе ярлыка Журнал (History) (см. рис. 1.5) появляется список ярлыков к последним открывавшимся файлам и папкам. При выборе ярлыка Рабочий стол (Desktop) в диалоговом окне появляется список, содержащий ярлыки папок, и файлы, находящиеся в данный момент на рабочем столе Windows. Тип файла выбирается в раскрывающемся списке Тип файлов (File of type) в нижней части окна. В папке Избранное (Favorites) можно просмотреть ярлыки к тем папкам и файлам, которые вы используете наиболее часто. Многие программы позволяют добавлять ярлыки в папку Избранное (Favorites), в том числе это можно сделать прямо в окне Открытие файла базы данных (Open). Для этого вы должны выделить в списке нужный файл, щелкнуть мышью по кнопке Сервис (Tools) на панели инструментов в верхней части окна и выбрать из списка команду Добавить в папку «Избранное» (Add to Favorites).

Можно открыть файл базы данных, находящийся на сетевом диске. Для того чтобы подключить сетевой диск, необходимо выполнить команду Подключить сетевой диск (Map Network Drive) из списка команд кнопки Сервис (Tools).

Если вы не можете найти нужный файл базы данных, его можно разыскать, задавая критерии поиска в специальном диалоговом окне, которое появляется, если вы щелкнете по кнопке Сервис (Tools) и выберете из списка команду Найти (Search).

В новой версии Access средства поиска файлов еще более усовершенствованы. Появилась специальная область — область задач Поиск (Search), которая может быть использована для обычного и расширенного поиска нужного файла. (Подробнее об этой панели см. гл. 7.)

Открыть файл можно в одном из четырех режимов:

• Открыть (Open) — режим коллективного доступа. Когда вы открываете файл базы данных в этом режиме, доступ к нему будет разрешен другим пользователям, они могут открыть его и работать с объектами базы данных одновременно с вами. Причем все пользователи будут иметь возможность как просматривать данные, так и изменять их.
• Открыть монопольно (Open Exclusive) — режим монопольного доступа. В этом случае никто другой не сможет открыть этот файл, пока вы его используете.
• Открыть для чтения (Open Read-Only) — режим коллективного доступа только для чтения. В этом случае вы не сможете изменять ни данные в таблицах, ни другие объекты базы данных.
• Открыть монопольно только для чтения (Open Exclusive Read-Only) — режим монопольного доступа только для чтения. Вы открываете файл только для чтения и одновременно запрещаете другим пользователям открывать этот файл.

Выбрать нужный режим вы можете из списка, который раскрывается при нажатии стрелки справа от кнопки Открыть (Open). По умолчанию (при двойном щелчке мышью по имени файла или нажатии кнопки Открыть (Open)) файл базы данных открывается в режиме коллективного доступа.

1. Нажать кнопку Открыть (Open) на панели инструментов (рис. 1.7), что также приведет к открытию диалогового окна Открытие файла базы данных (Open) (см. рис. 1.5).

Рис. 1.7. Открытие базы данных с помощью кнопки Открыть на панели инструментов

1. Наконец, можно воспользоваться областью задач Создание файла (New file) справа (рис. 1.8), где в разделе Открытие файла (Open a file) помещен список ранее открывавшихся файлов, [ Если вы впервые работаете с Access, это будет список примеров баз данных из поставки Microsoft Office 2002.] а также кнопка Другие файлы (More files). Щелчок мышью по последней приведет к открытию диалогового окна Открытие файла базы данных (Open) (см. рис. 1.5).

Рис. 1.8. Область задач Создание файла

Открытие существующей базы данных

В этом разделе описываются различные методы, которые можно использовать для открытия существующих Access баз данных. Базы данных можно открывать из windows Обозреватель или из Access себя. Можно открыть сразу несколько баз данных, а также создать ярлыки на рабочем столе, которые открывают объекты базы данных напрямую.

В этой статье

• Открытие базы данных Access из Windows Обозреватель
• Открытие базы данных из Access
• Одновременное открытие нескольких баз данных
• Создание ярлыка на рабочем столе для открытия объекта базы данных

Открытие базы данных Access из Windows Обозреватель

• В Windows Обозреватель перейдите к диску или папке, содержащей файл базы данных Access, который требуется открыть, и дважды щелкните базу данных. Access запускается и база данных открывается.

Открытие базы данных из Access

Если Access уже запущена, используйте следующую процедуру, чтобы открыть базу данных. Обратите внимание, что шаги немного различаются в зависимости от версии Access.

1. На странице приступая к работе Access щелкните Открыть другие файлы.
2. В области Открыть в представлении Backstage нажмите кнопку Обзор.
3. Щелкните ярлык в диалоговом окне Открыть или в поле Поиск выберите диск или папку с нужной базой данных.
4. В списке папок перейдите к папке, содержащей базу данных.
5. Найдя базу данных, выполните одно из следующих действий.
   • Чтобы открыть базу данных в режиме по умолчанию, дважды щелкните ее (режим по умолчанию может быть указан в диалоговом окне Параметры Access или установлен административной политикой).
   • Нажмите кнопку Открыть, чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде и предоставить другим пользователям возможность выполнять чтение и запись в базу данных.
   • Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Открыть для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения, то есть для просмотра без возможности внесения изменений. При этом другие пользователи смогут выполнять запись в базу данных.
   • Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно, чтобы открыть базу данных в монопольном режиме. Если ее затем попытается открыть другой пользователь, он получит сообщение «Файл уже используется».
   • Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения. Другие пользователи при этом смогут открывать базу данных только для чтения.

Если не удается найти базу данных, которую нужно открыть

1. В диалоговом окне Открыть щелкните ярлык Этот компьютер или Мой компьютер в левой части окна (или в поле Поиск щелкните Мой компьютер).
2. В списке дисков щелкните правой кнопкой мыши диск, который, по вашему мнению, может содержать базу данных, и выберите поиск.
3. Введите критерии поиска и нажмите клавишу ВВОД, чтобы найти базу данных.
4. Если база данных найдена, дважды щелкните ее в диалоговом окне поиска, чтобы открыть ее.
5. Так как поиск был инициирован из диалогового окна Открыть , необходимо нажать кнопку Отмена в этом диалоговом окне, прежде чем откроется база данных.

Примечание: Вы можете напрямую открыть файл базы данных во внешнем формате, например dBASE, Paradox, Microsoft Exchange или Microsoft Excel. Кроме того, можно открыть напрямую любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server. Access автоматически создает новую базу данных Access в той же папке, что и файл данных, и добавляет ссылки на каждую таблицу во внешней базе данных.

Советы

• Чтобы открыть одну из последних открытых баз данных, щелкните имя файла в списке Последние на странице Приступая к работе. Access открывает базу данных с теми же параметрами параметров, что и при последнем открытии базы данных. Если список недавно использовавшихся файлов не отображается:
  1. Выберите Файл >Параметры.
  2. В диалоговом окне Параметры доступа щелкните Параметры клиента или Дополнительно.
  3. В разделе Отображение введите число в поле Показать это число последних баз данных .

Одновременное открытие нескольких баз данных

В одном экземпляре Access одновременно можно открыть только одну базу данных. Другими словами, нельзя запустить Access, открыть одну базу данных, а затем открыть другую базу данных без закрытия первой базы данных. Однако можно запустить несколько экземпляров Access одновременно, каждый из которых имеет открытую базу данных. При каждом запуске Access открывается новый его экземпляр. Например, чтобы одновременно открыть две базы данных Access, запустите Access и откройте первую базу данных Access, а затем запустите новый экземпляр Access и откройте вторую базу данных.

Примечание: Количество экземпляров Access, которые можно запустить одновременно, ограничено объемом доступной памяти. Доступная память зависит от объема ОЗУ компьютера и объема памяти, используемой другими программами, работающими в то время.

Каждый экземпляр Access выполняется в отдельном окне. Если у вас несколько экземпляров Access запущены и вы хотите просмотреть их одновременно, вы можете создать плитку для окон.

Создание ярлыка на рабочем столе для открытия объекта базы данных

Вы можете создать ярлык на рабочем столе, чтобы открыть объект базы данных Access (например, форму или отчет). База данных может храниться локально на компьютере, удаленно на сетевом файловом сервере или в общем каталоге.

1. Откройте базу данных, содержащую объект , для которого требуется создать ярлык.
2. Измените размер окна Access и сверните все другие открытые окна, чтобы вы могли видеть рабочий стол за окном Access.
3. В области навигации найдите объект, для которого требуется создать ярлык.
4. Перетащите объект из области навигации на рабочий стол. При отпускании кнопки мыши ярлык создается на рабочем столе.
5. Если вы хотите использовать ярлык в расположении, отличном от рабочего стола, используйте Обозреватель Windows, чтобы переместить ярлык в нужное расположение.

При двойном щелчке ярлыка Access открывает базу данных, в которой хранится объект, и отображает объект . Если Access уже запущен и объект, связанный с ярлыком, находится в базе данных, отличной от открытой в настоящее время базы данных, запускается новый экземпляр Access. Чтобы открыть объект в определенном представлении в Access, щелкните правой кнопкой мыши ярлык и выберите нужное представление.

• При перемещении базы данных после создания ярлыка удалите ярлык и создайте новое.
• Чтобы удалить ярлык, щелкните его и нажмите клавишу DELETE. При удалении ярлыка объект, открываемый ярлыком, не удаляется.