Как автоматизированно управлять разработкой продуктов

Как автоматизировать управление проектами на предприятии с помощью отечественных IT-решений

Промышленное производство требует постоянного развития: необходимо осваивать новые мощности и устанавливать оборудование, создавать и запускать продукты. Это требует постоянных изменений: технологические процессы и методы управления всё время меняются. Промышленная автоматизация и цифровая трансформация также стимулируют появление большого количества изменений, связанных с модификацией существующих бизнес-процессов и их цифровизацией.

Такое развитие промышленных и производственных предприятий реализуется посредством одновременного выполнения множества различных проектов. Для того чтобы успешно управлять пулом таких проектов, необходимы специализированные инструменты. Одним из них является информационная система управления проектами или проектная ERP, которая позволяет не только контролировать сроки и содержание проектов, но и управлять финансовыми и человеческими ресурсами. На примере крупного промышленного предприятия рассказываем, как можно добиться прозрачности в процессах и получить реальный экономический эффект за счет автоматизации управления проектами.

Проектная ERP — центральный пульт управления развитием производственной компании

Над внедрением проектной ERP предприятия задумываются на определенных этапах своего развития. Как правило, это происходит во время быстрого роста компании или когда остро встает вопрос повышения эффективности работы сотрудников и бизнес-процессов предприятия.

Вот как выглядит типичная картинка предприятия до внедрения единого автоматизированного инструмента управления проектами:

• Разрозненное ведение проектов без общих правил и без учета общих ресурсов.
• «Зоопарк технологий» — используются разные ИТ-решения, никак не связанные с остальными.
• Проектная документация хранится в разных источниках.
• Бизнес-процессы непрозрачны и контролируются с трудом.

Использование автоматизированных систем управления проектами на промышленном предприятии преследует достижение конкретных производственных целей: снизить издержки, повысить эффективность производства, сделать критически важные процессы прозрачными и т. д. Для грамотной реализации всех корпоративных проектов необходимо определить и зафиксировать их параметры, создать стратегию внедрения изменений, в которой будут обозначены наиболее важные контрольные точки каждого проекта.

Проектная ERP-система покрывает все процессы проектного управления, автоматизирует работу участников, а также позволяет планировать и контролировать ресурсы. Такое решение становится единым окном, которое объединяет управление всеми проектами промышленного предприятия. Это удобно: можно в одном месте наблюдать изменения критических показателей и корректировать их в случае необходимости. Меньше затрачивается ресурсов на сбор, синхронизацию и работу с данными, а значит, эффективность работы персонала пропорционально повышается.

Барьеры внедрения автоматизированных систем управления на промышленных предприятиях

Основные сложности внедрения таких IT-решений связаны со спецификой проектного управления предприятия и наличием общей проектной культуры в организации. Как правило, это может быть:

• Неразвитая проектная культура. Проектная культура предполагает, что в компании разработаны единые стандарты и правила работы с проектами. В организации существует проектный офис и есть выделенные ресурсы для менеджмента проектов.
• Некорректно описанные и нестабильно работающие бизнес-процессы делают автоматизацию проектного управления практически невозможной, поскольку нельзя автоматизировать хаос.
• Невыстроенная система мотивации персонала. Если сотрудники не понимают преимуществ, которые они получат от внедрения системы управления проектами, то управленческие решения по автоматизации проектной деятельности могут саботироваться.
• Отсутствие понимания ценности проектного управления у лиц, принимающих решения, — один из наиболее критических барьеров, так как находится на стратегическом уровне в организации и может блокировать всю дальнейшую работу.

«Красный якорь»: как добиться прозрачности в проектах и автоматизировать всё за 5 недель

Один из последних кейсов по внедрению проектной ERP мы реализовали совместно с заводом «Красный якорь». На сегодняшний день это единственное в России предприятие по производству якорных цепей и такелажа, цепей для горно-шахтного оборудования, грузовых цепей, строп и комплектующих.

Предприятие начало реализовывать новую стратегию развития, одной из главных целей которой было увеличить объем производства на 20% в год и повысить эффективность сотрудников при реализации проектов. Руководство завода решило, что достигать этого компания будет с помощью внедрения проектного подхода и автоматизации процессов проектного управления.

Чтобы реализовать предложенную стратегию развития, предприятию было необходимо решить ряд проблем, существующих на момент внедрения системы управления проектами. Вот лишь некоторые из них:

• Проекты управлялись изолированно, а формальные правила их ведения не соблюдались.
• Не было единой формы отчетов и хранения проектных документов и данных.
• Преобладало ручное управление: многие отчеты собирались вручную, а результаты хранились в виде обычных Excel-таблиц.
• Отсутствовали удобные дашборды, которые помогают видеть и контролировать ситуацию.

В совокупности всё это приводило к систематическим срывам сроков исполнения проектов, неэффективному расходу бюджетов и невозможности достигать целевых показателей к нужному времени.

На старте внедрения проектного подхода было решено создать проектный офис, который впоследствии разработал методологию и стандарты управления портфелями проектов. Затем для комплексной проектной автоматизации выбрали отечественную систему управления проектами advanta.

От внедрения ИТ-системы ожидали следующих результатов:

• Уменьшить срывы сроков в контрольных точках проектов до 10%.
• Повысить эффективность реализации проектов: синхронизировать реальные затраты на проекты с плановыми, обеспечить достижение результатов проектов.
• Создать удобные и простые дашборды, с помощью которых легко понимать затраченные ресурсы и актуальный статус реализации проектов.

Проект внедрения информационной системы необходимо было реализовать в сжатые сроки. Вместо стандартных двух месяцев на внедрение и запуск у специалистов было всего лишь пять недель. Наши эксперты смогли соблюсти поставленный срок. Вот что нам удалось сделать за это время вместе с сотрудниками завода «Красный якорь»:

1. Занесли все пилотные проекты в систему.

2. Настроили автоматический сбор данных о состоянии проектов, сформировали ключевые отчеты по задачам, проектам и поручениям.

3. Создали направления для хранения шаблонов документов. Настроили шаблоны согласований, отчетность по дискуссиям.

4. Настроили отчет для отражения загрузки сотрудников.

5. Настроили дашборды – визуальные панели управления для топ-менеджеров с заданным набором показателей.

Настроенное решение. Дашборд «Здоровье портфеля проектов»

В результате внедрения удалось создать удобный инструмент контроля за проектами в «одном окне». Трудозатраты на сбор отчетности и планирование новых проектов сократились на 60%. У исполнителей появилась возможность прозрачного планирования своей загрузки, а у руководства — оперативного контроля и принятия важных стратегических решений.

Заключение

Проектные ERP могут помочь промышленным предприятиям достигать стратегических бизнес-целей. Сегодня на рынке существуют эффективные отечественные ИТ-решения данного класса. Причин для таких быстрых запусков несколько: ИТ-ландшафт изменяется сегодня очень быстро, кризис привносит определенные ограничения на использование иностранных решений, а политика импортозамещения стимулирует российские компании рано или поздно переходить на отечественные ИТ-решения. Сейчас самое время для того, чтобы их протестировать, быстро внедрить и получить преимущества над конкурентами.

27 показов
1.5K открытий
4 комментария
Развернуть ветку

Есть пару вопросов:
1. Не понятно за счет чего добились показателей, только лишь за счет того, что куда-то занесли информацию по проекту и настроили вывод дашбордов?

2. Не понятно суть статьи:
2.1 Если хотели показать какие крутые — то не совсем понятно за счет чего эта крутость
2.2. Если хотели рассказать про продукт, то совсем нет информации про продукт. Что это эксель, bi-система или кастомная разработка?

Развернуть ветку

1. С точки зрения трудозатрат, например, нет необходимости собирать вручную отчеты с исполнителей, обрабатывать данные в них и готовить сводный отчет, а появилась возможность сбора отчетности с исполнителей в автоматическом режиме по расписанию (рассылает сама система с уведомлением на почту, исполнителю остается нажать на ссылку и заполнить поля) и формирования отчетов с необходимыми данными в режиме реального времени сразу из системы, без необходимости ручной обработки данных. Это пример по одному из показателей, у каждого есть своя предыстория

Развернуть ветку

2. Про продукт частично есть ответы в самой публикации. В целом, ADVANTA — это не Excel, но она содержит в себе Excel-таблицы как отчеты.
BI — business intelligence — система, которая позволяет интерпретировать большие данные. Такой функционал в нашей системе тоже есть, к примеру, дашборды (интерактивные панели управления для руководителей с ) или сложные отчеты с большим набором параметров.
Кастомная разработка — да, это тоже про систему ADVANTA. Кастомизация заключается в том, что систему можно настроить под разные бизнес-процессы и задачи конкретного заказчика без программирования.
Это как раз объектная модель, отчеты/диаграммы/дашборды, которые можно настроить для каждого клиента индивидуально.
ADVANTA покрывает все процессы проектного управления и решает актуальные задачи компаний для успешной реализации проектов:
• поддерживает актуальный статус и собирает информацию по проектам
• автоматизирует процессы управления
• повышает контроль дисциплины и соблюдения правил
• дает инструменты для планирования ресурсов
• формирует актуальный Cash Flow и БДР по проектам
• снижает сроки и трудоемкость подготовки отчетности
• упрощает коммуникации, согласования, работу с документами

Как автоматизированно управлять разработкой продуктов

Проект — это уникальный комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение конкретной цели при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемых результатов. Управление проектом — это непрерывный процесс принятия решений. Эффективное управление требует постоянного доступа к информации как из внешних, так и из внутренних источников.

Постановка задачи

При управлении большими проектами встает проблема координации работы большого числа соисполнителей. Координацию работы обычно осуществляют с использованием метода «сетевого планирования». При этом желательна «автоматизация» вычисления оптимальных параметров проекта, получение объективной оценки хода выполнения проекта при заданном варианте структуры работ и распределении ресурсов. Соответственно, полученные результаты следует рассматривать как рекомендации.

Содержательная часть

В ЦРИТ ведется разработка АСУ МС — информационной подсистемы многоуровневой системы управления и обеспечения безопасности движения поездов (МС). Главное назначение АСУ МС — автоматизированное обеспечение соблюдения технологии работы железнодорожного транспорта (как отдельных хозяйств, так и системы управления перевозками в целом) путем сбора, обработки и анализа соответствующей информации. АСУ МС — большой комплексный проект. Общее число этапов работ над проектом АСУ МС Свердловской ж.д. более ста, привлечено более десяти соисполнителей: Микротест, ОЦВ, «Железнодорожные технологии», «Инфотэкс AT» и др.

Для решения задачи управления проектом АСУ МС в ЦРИТ использован пакет программ MS Project™, предложенный Фирмой Microsoft®, который позволяет:

• обеспечивать технологию управления проектом независимо от уровня сложности;

• осуществлять максимальную автоматизацию рутинных операций и улучшенный пользовательский интерфейс;

• расширять доступность и осуществлять координацию при работе над проектом;

• оперативно и согласованно вносить изменения в план проекта и параметры его фактического состояния независимо от удаленности участников проекта;

• применять единые принципы управления проектами в сочетании с возможностью гибкой настройки рабочей среды конкретным пользователем с учетом особенностей решаемых им задач.

С помощью пакета программ MS Project™ ЦРИТ контролирует как работу соисполнителей, так и работы, проводимые сотрудниками самого центра. В реализации проекта предусматриваются три главные фазы:

• контроль (отслеживание, трэкинг) за реализацией плана и управления проектом;

На рис. 1 показан фрагмент сетевого графика разработки АСУ МС на Свердловской железной дороге.

Для эффективного распределения ресурсов в программе MS Project™ предусмотрено ресурсное планирование проекта.

Ресурсное планирование позволяет:

• оценить потребность в ресурсах конкретного типа;

• спланировать рациональное распределение потребности в ресурсах во времени;

• определить участки проекта, являющиеся критическими с точки зрения потребностей в ресурсах;

• оценить суммарную стоимость проекта;

• контролировать расходование ресурсов при реализации проекта.

Рис. 1. Сопровождение проекта АСУ МС на Свердловской железной дороге.

Рис. 2. Домашняя страница MS Project™ на сайте АСУ МС.

Рис. З Сетевой график.

Для удобства пользования и просмотра необходимой информации для всех участников проекта в сети Intranet через сайт АСУ МС (10.200.1.188) был реализован доступ к домашней странице (Рис.2) и к сетевому графику (Рис.З).

После изучения пакета программ в ЦРИТ решено использовать следующие возможности пакета:

• оценка стоимости проекта;

• контроль сроков выполнения проекта;

• контроль объема выполнения работ;

• анализ выполнения проекта;

• анализ и оптимизация загрузки ресурсов;

• согласование плана проекта;

• возможность совместной работы (для быстрого обмена информацией между членами проекта).

Таким образом, в ЦРИТ накоплен положительный опыт сетевого планирования работы над комплексными проектами с использованием современных информационных и Web-технологий.

Как мы автоматизируем процесс разработки

ИТ-компании всё чаще задумываются о необходимости оптимизации разработки ПО за счёт автоматизации рутинных процессов. С каждым годом желания заказчиков, сложность и объёмы проектов возрастают. Сегодня никого уже не удивишь решениями с миллионами строк кода. При этом стоимость разработчиков на рынке неуклонно растёт — за последние два года она увеличилась в два раза. Оптимизация призвана решить вопросы снижения стоимости разработки, уменьшения времени кодинга и повышения качества создаваемых продуктов.

В 2010 году компания ОТР задумалась о необходимости уйти от ручной обработки требований заказчика и сократить штат разработчиков с помощью средств автоматизации. К тому времени был накоплен большой опыт работы со сложными системами, чтобы понять все тонкости и возможные проблемные места разработки. Были заложены основы концептуального плана развития, который базировался на максимальной автоматизации процесса разработки.

Дополнительный плюс автоматизации — снижение ошибок со стороны программистов. Не секрет, что каждый разработчик ошибается при кодинге. Это не плохо, просто таковы реалии разработки сложных систем. Как говорится, не бойся первой ошибки, избегай второй. Кто-то, конечно, допускает их реже, но всё же полностью избавиться от них при ручной разработке просто невозможно, как минимум из-за человеческого фактора. Как и добиться унифицированности кода.

Это подтверждает исследование Coralogix — разработчик в среднем на 1000 строк кода допускает 70 ошибок. Для их исправления требуется минимум в 30 раз больше времени, чем на кодинг.

Как было раньше

Заместитель начальника управления разработки и архитектуры компании ОТР Алексей Кузнецов рассказывает, что в процессе разработки сложных информационных систем обязательными участниками являются бизнес-аналитики. Они готовят задание с указанием того, как должен работать будущий проект. Но есть трудность для запуска заданий в разработку — они пишутся на языке бизнеса.

Тут на помощь приходит ещё один участник процесса разработки — системный аналитик, который переводит и дополняет инструкцию бизнес-аналитиков на понятный разработчикам язык. После чего программисты читают постановку задачи и приступают к кодингу проекта.

В этом процессе мы увидели сразу же несколько возможностей для оптимизации. Во-первых, системных аналитиков можно заменить на скрипты, которые автоматически будут раскладывать бизнес-требования в готовую инструкцию. Во-вторых, ряд процессов при разработке повторяются из проекта в проект. Можно сократить штат высокоуровневых разработчиков, если запрограммировать среду разработки самостоятельно вставлять куски кода в нужные места. Реализовывать задумку решили на Java.

Первые шаги со «Студия 1.0»

Мы решили делать low-code систему, которая потребует минимум разработчиков высокого уровня, и будет понятна технологам, ранее никогда не писавшим код. Обычно подобные проекты используют визуальные интерфейсы с простой логикой и функциями drag-and-drop для прописывания жизненного цикла. Код подставляется в автоматическом режиме.

Чтобы визуально представить low-code систему, можно вспомнить среду для быстрой разработки Delphi 7. С ней многие читатели могли познакомиться ещё в школе или вузе. Для создания элемента достаточно было перетащить его на поле рабочий области. Он тут же прописывался в теле программы и оставалось лишь закодировать логику.

В «Студии 1.0» принцип был схож с Delphi 7, но только описывать логику уже было не нужно. Из имеющейся базы подтягивался написанный метод, который ранее использовался на проектах. Важно отметить, что мы не собирались полностью отказываться от труда программистов. Если технолог не находил нужный код, то разработчик, обслуживающий проект, дописывал недостающие куски самостоятельно. С каждой итерацией инструмент становился мощнее.

Специалисту достаточно было создать в визуальном конструкторе элементы будущей системы: структуру данных, взаимосвязи, статусные модели, жизненный цикл, бизнес-логику, пользовательский интерфейс. Весь процесс чем-то напоминает популярную игру Alchemy, когда нужно соединять определённым образом имеющиеся элементы, чтобы получить нужный результат.

Как только модуль саморазработки выдавал созданный на основе сконструированных элементов код, проходил процесс тестирования. После чего готовый продукт отдавался клиенту.

С этим low-code решением нам удалось сократить количество высокоуровневых разработчиков, которые работают над проектами, на 44%. А также уменьшить время разработки и тестирования готового продукта.

Автоматизируем разработку со «Студия 2.0»

В первой версии «Студии» мы не смогли уйти от необходимости передавать задание от бизнес-аналитиков к системным аналитикам. Но уже сейчас разрабатывается интерпретатор требований, который парсит техническое задание от бизнес-аналитиков и адаптирует его для разработчиков. Модуль умеет работать с популярными форматами файлов от офисных пакетов. Бизнес-аналитикам не придётся менять привычные инструменты.

Как это работает? Интерпретатор получает на входе от бизнес-аналитиков неструктурированные требования, которые подчас представляют собой кучу таблиц с атрибутами кнопок, жизненных циклов и так далее. На некоторых проектах подобные требования занимают до 600 страниц. А это половина книжного формата романа «Война и мир».

На выходе модуль формирует XML файл со структурированными требованиями. Их можно дать на вход ещё одной новинке — модулю саморазработки. Он позволит отказаться от ручной работы в конструкторе. С помощью ИИ модуль выбирает релевантный метод реализации определённой функциональности и подставляет необходимый код. Например, он может автоматически создать визуальную форму и наполнить нужными элементами пользовательского интерфейса. Без модуля технологи ранее делали это вручную.

Модуль саморазработки постоянно обновляется и обрастает новыми возможностями и методами реализации. Он является главным отличием от первой версии «Студии». Модуль позволит нам в будущем добиться максимальной автоматизации.

Задумались мы над облегчением труда бизнес-аналитиков. Писать талмуды с табличками, конечно, неудобно. Заменить текстовые и табличные редакторы призвана «Система управления требованиями». В её интерфейсе с помощью дружелюбного визуального редактора бизнес-аналитики могут прописывать параметры и атрибуты кнопок, жизненного цикла, бизнес-логики и так далее. По нажатию на кнопку все требования выгружаются в единый файл, где они хранятся в структурированном виде. Файл можно передать в модуль саморазработки.

«Студия 2.0» оптимизирует затраты на тестирование, так как нет смысла делать отладку после работы автоматизированной системы.

Куда идём дальше

Наша «Студия» продолжает совершенствоваться. Например, мы хотим и дальше упрощать работу бизнес-аналитиков. Для этого разрабатывается функция транскрибации разговора специалиста с клиентом. Бизнес-аналитик во время телефонных переговоров будет использовать определённые ключевые слова и теги, которые автоматически расшифруются в требования для передачи в модуль саморазработки.

Отдельно список требований будет сформирован для подтверждения заказчиком. Он экспортируется в привычные офисные форматы DOC или XLS. Процесс займёт не больше времени, чем выпить чашечку кофе.

В будущем планируем сделать «Студию» кроссплатформенной. То есть отвязать её от платформы «ОПОРА», где она сейчас работает, и подключать к другим системам. Это как раз то, чего не хватает многим продуктам автоматизированной разработки.

Намечен план развития до 2023 года. «Студия» уже сейчас используется для решения коммерческих задач компании ОТР. Но со временем мы отдадим её и во внешнее пользование.

• low-code
• разработка
• автоматизация
• автоматизация разработки

Автоматизация управления проектами: как выбрать и внедрить нужную систему

Компаниями, сотрудники которых осуществляют проектную деятельность, необходимо управлять – и желательно эффективно. Если проекты не требуют больших финансовых вложений и активной командной работы, то управление может быть разрозненным и бессистемным, что плохо отражается на бизнесе. Практика показывает, что обычно компании реализовывают несколько проектов одновременно. Причем задействованы в этом, как правило, одни и те же люди. Автоматизация управления проектами существенно облегчит работу сотрудников и повысит эффективность деятельности.

Сущность автоматизации процессов управления проектами

Система управления проектами подразумевает ряд методик и инструментов технологического и организационного характера, способствующих управлению проектной деятельностью предприятия и нацеленных на повышение эффективности их реализации. Довольно часто это понятие трактуется достаточно узко, подразумевая под системой управления проектами определенную программу, то есть информационную или автоматизированную систему.

Всё чаще для управления проектами используется виртуальная среда. Это связано с необходимостью увеличения человеческого потенциала для решения уникальных задач. Недалек тот час, когда Россия начнет испытывать дефицит ответственных ресурсов, иначе говоря, возникнет потребность в высококвалифицированных специалистах, способных решать задачи проекта. Это приведет к тому, что проектные команды надо будет перевести в виртуальный режим. Данной тенденции не смогут помешать никакие ограничения (ни языковые, ни культурологические).

Основы будущей модели управления проектами закладываются уже сегодня. Они состоят из совокупности действий по введению и развитию информационных систем управления проектами (ИСУП), состоящих из технических, программных, информационных и коммуникационных средств. На современном этапе развития проектной деятельности, когда далеко не каждая задумка имеет успешный финал, автоматизация управления проектами – дело очень затратное и невыгодное. Однако постоянно ведется работа над улучшением общего процесса, разрабатываются оригинальные решения, поэтому реальность возможности осуществления виртуального управления неоспорима.

Для осуществления проектной деятельности современные компании практикуют использование специальных программ, в число которых входят и такие, которые предназначены для создания единого информационного пространства для управления проектами. ИСУП не ограничивается наличием элементов программного обеспечения. В этой информационной системе большое значение отводится компоненту сервера, аппаратной части, специализированным корпоративным системам и связи между ними.

ИСУП – это комплекс программно-технических решений для реализации IT-политики организации. Такое понимание информационной системы управления проектами является наиболее правильным.

Кроме этого, необходимо учесть, что для пользователей системы огромное значение имеет внешний вид и сущностный аспект, заключающиеся в удобном коммуникационном и сервисном использовании, понятном интерфейсе взаимодействия и логичности. Поэтому очень важно подобрать программное обеспечение, которое больше всего подойдет для вашего бизнеса.

Читайте другие статьи по теме аналитика и маркетинг

Цели и задачи автоматизации управления проектами компании

Система преследует достаточно «высокие» цели:

1. Рост эффективности сотрудников, осуществляющих проектную деятельность.
2. Повышение качества работы руководителей при управлении проектами.
3. Рост эффективности управления проектами компании, находящимися в работе (соблюдение бюджета, снижение затрат и своевременная сдача большего количества проектов).

Достижение этих целей невозможно без наличия определенных инструментов. Не вдаваясь в детали описания функционала, можно сказать, что автоматизация управления проектами должна решать такие задачи:

• Разработка плана. Учитываются риски, составляется график выполнения работ, ориентированный на имеющиеся ресурсы и ограничения, устанавливаются контрольные точки, проводится финансово-экономический расчет. При смене показателей возможна оперативная корректировка плана. Иначе говоря, можно проанализировать возможные варианты развития событий.
• Документооборот и хранение документов. Главное, подобрать программу, которая не затруднит, а облегчит управление проектом.
• Коммуникация и информирование. Создание единого информационного пространства – главная задача автоматизации. От оперативности обмена корпоративной информацией зависит качество управления проектом. Причем, это касается не только внутренней, но внешней коммуникации (поставщиков и клиентов).
• Осуществление контроля. Автоматизация управления проектами позволяет всесторонне контролировать работу: руководителю – подчиненных, менеджерам – состояние процессов, директору – этапы реализации проектов.
• Оперативность управленческих решений. Возможность быстро получать необходимые данные и владеть информацией о текущем состоянии дел позволяет ускорить процесс принятия решений.

Обобщенно, автоматизация управления проектами в организации дает следующие результаты:

• Ускоряется реализация проекта.
• Повышается эффективность управления проектом.
• Оптимизируется использование ресурсов организации.
• Улучшается коммуникативная связь между участниками проектной деятельности.
• Повышается эффективность управления не только сотрудниками, но и их загруженностью.

Большинство современных программ, с помощью которых осуществляется автоматизация управления проектами, легко интегрируются с другими системами и делают командную работу более слаженной. Например, если использовать автоматизированную систему, стандартизируется функция отправки электронных писем, возможна удаленная работа (через браузер или мобильное приложение), составление кастомизированных отчетов.

Благодаря автоматизации управления появляется возможность хоть немного структурировать риски, хотя этот процесс практически не поддается оптимизации. Система способна предупредить о риске, например, в финансовых вопросах или о срыве поставок.

Процесс контроля облегчается благодаря тому, что автоматизация управления проектами позволяет выявить нарушения сроков выполнения работ или незапланированный расход ресурсов, проводить анализ расходов и объема работ, строить прогнозы и составлять отчеты.

Автоматизация управления проектами в организации облегчает процесс планирования расхода материальных ресурсов. Возможно ведение учета затрат на проект с разных позиций: по стоимости конкретных работ, по стоимости работ и занятости сотрудников, по стоимости часа эксплуатации оборудования или определенного ресурса.

Топ 6 полезных статей для руководителя:

1. Как провести мозговой штурм среди сотрудников
2. Этапы воронки продаж
3. Закон Парето в бизнесе и в жизни
4. Что такое трафик и как его посчитать
5. Конверсия продаж: 19 причин низкой конверсии
6. Обратный звонок на сайте

Разновидности автоматизированных систем управления проектами

Различают несколько направлений применения автоматизированных систем управления, которые зависят от специфики и сферы деятельности предприятия:

• Системы управления проектами строительства.
• Системы управления проектами инвестирования.
• Системы управления проектами инноваций.
• Системы управления проектами по внедрению IT-технологий и другие.

Помимо систем управления, так сказать, «узкой» специализации, существуют и такие, которые поддаются интеграции с проектами разного типа. Использование справочников бизнес-отрасли, гибкого паспорта проекта и особых методик позволяет произвести подстройку под конкретный вид деятельности.

Какие существуют направления автоматизации управления проектами с точки зрения технических характеристик:

• Настольные и локальные.
• Клиент-серверные (на сервере настраивают основные элементы программного обеспечения, а на локальном компьютере – приложение «Клиент»).
• Веб-базированные (приложение используется при наличии веб-браузера).

Наиболее актуальными становятся веб-базированные приложения, которые отличаются по двум признакам:

1. Местом размещения программного обеспечения (база системе может располагаться или на сервере компании, или в облаке).
2. Моделью формирования цены (регулярная оплата аренды системы или покупка для постоянного использования).

Сегодня рынок инструментов, с помощью которых осуществляется автоматизация управления проектами, предлагает широкий выбор ПО для использования его бесплатно или условно бесплатно (по схеме SAAS). Обычно такие программы предназначены для малого бизнеса. Они недорогие, имеют ограниченный функционал (система управления задачами, ведение клиентской базы и т. п.).

Представители российского среднего и крупного бизнеса обычно отдают предпочтение системам, позволяющим хранение ключевой информации на своих серверах или на взятых в аренду дата-центрах (в этом случае всегда есть возможность оперативно перенести данные в свою систему).

Услугами сервисных провайдеров, предоставляющих ПО в аренду, пока пользуются, в основном, представители малого бизнеса, так как такое сотрудничество не вызывает особого доверия (очень высокий уровень риска утечки информации, что неоднократно наблюдалось в России). Естественно, что это серьезно снижает эффективность управления проектами.

Таким образом, выбирая онлайн-систему управления проектами, наиболее разумно отдать предпочтение той, которая предусматривает хранение информации на сервере (своем или взятом в аренду).

Преимущества и недостатки автоматизированных систем управления проектами

Системы управления проектами дают возможность использования различных инструментов, облегчающих работу над проектом. Основными преимуществами автоматизированных систем являются:

1. Коммуникация команды проекта. Обычно системы управления проектами оснащены инструментами, которые делают возможным общение в режиме реального времени. Все вопросы решаются по мере их возникновения, что является одним из главных преимуществ автоматизированных систем управления.
2. Ведение документации. Разработка и реализация проектов сопровождается большим количеством различного рода документации (отчеты, анализы, прогнозы). Встроенный функционал документооборота позволяет проводить своевременное обновление статусов документов, обеспечивая наглядность и коммуникацию.
3. Управление затратами.Автоматизация управления проектами, как правило, подразумевает наличие функционала, позволяющего контролировать расходы на реализацию проекта, что является немаловажным достоинством системы.
4. Управление прогнозами, рисками и бюджетами. С помощью системы можно своевременно выявлять риски и контролировать бюджет проекта, прогнозировать результаты работы.
5. Составление отчетов. Системы предусматривают гибкий формат отчетов и предоставляют возможность оперативного доступа к данным. Поэтому, повышается возможность своевременного решения задач.
6. Простое использование. Работа с системой практически не требует специального обучения, так как программное обеспечение построено с использованием панелей управления. Благодаря простоте установки и эксплуатации системы, автоматизация управления проектами довольно быстро повышает эффективность работы.

Несмотря на достаточно весомые преимущества, которые дает автоматизация управления проектами, обязательно стоит учесть и её недостатки:

1. Высокая стоимость программного обеспечения не гарантирует полного соответствия требованиям офиса относительно показателя ROI. Как правило, функционалы системы довольно обширны, но требуют индивидуальной доработки или приобретения сопровождающих программ. Естественно, что это затрудняет внедрение и увеличивает затраты.
2. Автоматизация управления проектами может сделать проект более сложным. Существует немало компаний, использующих подобные системы, однако в них нет никакой необходимости, если дело касается простых проектов. Ненадлежащее использование системы серьезно затруднит реализацию.
3. Реальные действия тормозятся из-за расстановки статусов. Статус – это напоминание о текущей задаче. Иногда задачу можно решить намного быстрее, чем осуществляется расстановка этих статусов.

Автоматизация управления проектами ИС, конечно, имеет свои минусы. Тем не менее, использование таких систем значительно повышает эффективность работы команды, причем, в любой сфере бизнеса. Поэтому они могут стать хорошим помощником руководителей и облегчить работу сотрудникам.

Правила выбора автоматизированной системы управления проектами

Как правильно подобрать систему, чтобы расходы на ее приобретение не оказались напрасными? Какое программное обеспечение способно освободить от решения повседневных вопросов и рабочей рутины? Это совсем не риторические вопросы. Помимо бесполезных затрат, неправильно выбранная система просто-напросто будет мешать работать. Поэтому, выбирая систему, необходимо следовать таким правилам:

1. Установить цель, ради которой будет проведена автоматизация управления проектами.

Обсуждение должно проходить при участии высших руководителей компании. Сформулировать требования к системе относительно её функциональности и технических характеристик. Автоматизация должна способствовать достижению бизнес-цели.

2. Установить бюджет на приобретение программного обеспечения.

Уведомить о своем решении лиц, которые будут заниматься подбором подходящего варианта (сотрудникам компании или консалтинговой фирме).

3. Не повторять процесс выбора.

Нередко, выбирая информационную систему, компании многократно начинают все сначала, дополняют перечень вещами, которые раньше не принимались во внимание. Как правило, повторный процесс задерживает внедрение, да и предпочтение отдается не более подходящему варианту, а последнему. Если все-таки возникла необходимость в рассмотрении дополнительного варианта, то оценка должна проводиться по критериям, которые были применены относительно других рассмотренных систем.

4. Составить план выбора системы.

Процесс выбора системы должен реализовываться в соответствии с планированием, которое может включать такие разделы: сбор информации (анализ рынка), составление предварительного перечня систем и компаний-интеграторов, подготовка документов для тендера, сбор данных об участниках тендера, обработка данных, формирование списка участников следующего тура, переговоры, окончательное решение.

5. Продумать документы для тендера.

Документация должна содержать всю необходимую информацию о проекте, чтобы IT-компании могли делать подходящие по срокам и стоимости предложения. Если подготовка не под силу сотрудникам фирмы, то можно воспользоваться услугами консалтинговой компании. Чтобы сделать качественную тендерную документацию, от вас потребуется описание бизнес-процессов предприятия в том виде, в каком вы хотите их видеть. Иначе говоря, вам предстоит разработать проект новых процессов и модернизации действующих.

Привлечение специалистов может значительно повысить эффективность этой работы. Такой подход особенно актуален для компаний, в которых не предусмотрены службы экспертизы в сфере моделирования процессов бизнеса и разработки требований к программному обеспечению. Для сотрудников IT-отдела такая задача может стать практически невыполнимой, так как они, как правило, компетентны только в тех вопросах, которые относятся к информационным системам. Вопросов стратегии развития и потребностей бизнеса в новых инструментах, которые необходимо предусмотреть при подготовке документации, они могут не знать.

Есть такие компании, в которых действуют отделы развития, занимающиеся улучшением бизнес-процессов, выявляют потребности организации в новых программных и технических системах. В этих организациях подготовить качественную тендерную документацию самостоятельно вполне реально.

6. Установить несколько информационных систем.

Чтобы понять, какая система наиболее удобна, компания должна провести их сравнение. Необходимо проверить, насколько функционал соответствует требованиям организации и возможна ли его доработка, оценить интерфейс и скорость работы системы в условиях, похожих на реальные. В этом случае вы потратите 1-2 недели на знакомство с системой и её анализ, зато сэкономите годы, которые могут уйти на безуспешное внедрение.

7. Посетить компанию-интегратор.

Чтобы автоматизация управления проектами прошла удачно, там должны быть квалифицированные специалисты. Познакомившись с авторами программы, обсудив некоторые технические моменты и узнав об уже реализованных проектах, вы сможете сделать вывод о компетентности разработчиков. Кроме этого, вы оцените общую культуру компании. Однако, чтобы избежать субъективизма, вы должны принять во внимание следующие факторы: реализованные проекты, обороты фирмы, надежность (структура собственности и численность клиентов), сертификация, опыт работы с компаниями-представителями данной сферы бизнеса, кто из сотрудников будет задействован в реализации вашего проекта.

Несколько рекомендаций. Прежде всего, учтите, что каждый софт предназначен для автоматизации определенных инструментов и процессов. Таким образом, выбору софта должна предшествовать работа, направленная на выявление методов и процессов, нуждающихся в автоматизации. Когда процессы и инструменты выявлены и описаны, необходимо сформулировать требования к системе управления, удовлетворяющие потребности бизнеса. После этого провести проверку на предмет выявления противоречий и, если они есть, найти пути их решения.

Следующий момент: для выбора программы необходимо использовать простую методику. Эксперт в сфере автоматизации Харви А. Левин, имеющий огромный опыт работы в этом направлении (более 35-ти лет) в своей статье отмечает, что он, выбирая программное обеспечение, учитывает приблизительно 200 элементов и характеристик. Как-то во время проведения семинара один из его клиентов сказал, что это первое занятие, которое не дало ответов на его вопросы, а добавило их.

И последнее. Перед выбором программы необходимо составить не только список требований, но и сформулировать определенные критерии отбора. Например: степень удовлетворения потребностей в программе, уровень сервисной поддержки компании, предоставляющей ПО, интеграционные возможности системы.

Внедрение автоматизированной системы управления проектами на предприятие

Приобретая систему управления и планирования, некоторые руководители не принимают во внимание, что ее внедрение влечет за собой определенные изменения в процессах управления, причем, иногда достаточно серьезные. Кроме этого, автоматизация управления проектами должна проходить планомерно, носить системный характер и обязательно контролироваться. Иначе говоря, первым шагом в освоении системы управления должен стать план работы по внедрению.

В плане необходимо указать не только сроки установки и внедрения программного обеспечения, но и обучение сотрудников. Проекты, связанные с системами автоматизации управления, как правило, нацелены на решение задач достаточного широкого спектра, начиная с формализации деятельности управления и хранения данных и заканчивая новым распределением обязанностей, вызванных изменениями в оргструктуре предприятия. Таким образом, автоматизация управления проектами – это организационные действия, развивающие структуру предприятия.

Проекты этого типа отличаются от других тем, что результат внедрения (удачный или нет) сказывается на эффективности функционирования не только отдельных структурных подразделений, но и всей компании. Поэтому первостепенное значение отводится планированию и контролю всех ресурсов (и технических, и человеческих). Описание задач, которые решаются в ходе такого проекта, могут стать темой отдельной статьи. Сейчас предлагаем познакомиться с общими моментами планирования таких проектов.

Среди самых частых ошибок планирования внедрения систем, которые могут привести к краху самой идеи, можно выделить следующие:

1. Отсутствие или неполнота описания целей и предположительных результатов. Слишком сжатые сроки и бессистемный подход со стороны руководителей могут помешать реализации всех целей проекта.
2. Планирование одновременного ввода всех функций системы. Полное внедрение программного обеспечения может быть сопряжено с использованием совершенно новых технологий, а функционирование системы может отражаться на работе специалистов или целых подразделений. Например, установка базы данных клиент-сервер и глобальной инфо-сети, или вовлечение в поддержку потоков информации сотрудников разных подразделений. Это серьезно затрудняет работу над проектом и дестабилизирует всю систему.
3. Планирование одновременного внедрения системы во всех подразделениях компании. Такой подход напоминает попытку моментально вовлечь всех сотрудников предприятия в единую вычислительную сеть. Будет правильнее, если такое внедрение проводить постепенно, установив очередность отделов.

Если обобщить все рекомендации, то они будут звучать так:

• Определите, зачем вам автоматизация управления проектами. Обсуждение прогнозируемых результатов должно проходить на всех уровнях управления компанией, которых могут коснуться данные изменения.
• Выберите пользователей, которым предстоит работать в новой системе в рамках определенных процессов.
• Выберите подходящее программное обеспечение.
• Составьте план внедрения системы по принципу «от простого – к сложному». Лучше начать с планирования и контроля сроков реализации проекта, потом перейти к планированию ресурсов, а закончить планом финансирования проекта. Руководствуясь нормативно-методическими документами компании, организовывается обучение сотрудников, необходимое для освоения новых технологий.
• Систему управления проектами необходимо интегрировать с другими действующими системами. Делать это надо тогда, когда освоены основные функции по использованию новой программы.
• Составьте план внедрения по подразделениям или отделам. Лучше, если реализация начнется с маленького отдела, в котором работают высококвалифицированные специалисты, способные справиться с данной задачей. Когда группа заинтересованных пользователей освоит использование программы, можно продолжить внедрение на других участках.

Помните, что системе необходима техподдержка, которую могут оказывать как сотрудники компании, так и сторонние организации. Выбор зависит от того, есть ли в фирме специалисты необходимого уровня, и от объема услуг, предоставляемых компанией-интегратором.

Естественно, что советы, о которых шла речь в статье, не являются исчерпывающими. Автоматизация управления проектами может быть направлена на достижение разных целей, которые зависят от масштабности и рода деятельности предприятия.

Уровень сложности задач, связанных с внедрением систем управления проектами зависит от многих факторов: размера предприятия, структуры управления, типа и сложности проектов. Но даже в простых на первый взгляд ситуациях, результат автоматизации напрямую зависит от планирования. Главная задача проектного подхода – вовлечение потенциальных пользователей в командную работу, что гарантирует поддержку со стороны каждого участника. Без этого автоматизация управления проектами вряд ли даст желаемый результат.