Как обновить все перекрестные ссылки в ворде

Обновление полей

Иногда требуется вручную обновить информацию в определенных полях, например, используемых в оглавлениях, колонтитулах, перекрестных ссылках, закладках и формулах в таблицах. Вы можете обновить поля по очереди или одновременно во всем документе.

• Обновление поля
• Обновление всех полей в документе

Обновление поля

1. В открытом документе щелкните правой кнопкой мышки поле, например, оглавление, номер страницы или перекрестную ссылку, а затем выберите команду Обновить поле.

Примечания:

• Если вы обновляете оглавление, в диалоговом окне Обновление оглавления укажите, хотите вы обновить только номера страниц или всю таблицу. В первом случае обновится только нумерация страниц для существующих разделов. Новые разделы при этом не добавятся в оглавление. Чтобы учесть новые разделы, установите переключатель обновить целиком.
• Если у вас возникли затруднения при поиске полей в тексте, можно отобразить все поля на сером фоне. Для этого откройте меню Файл >Параметры >Дополнительно, а затем в разделе Показывать содержимое документа в раскрывающемся меню Затенение полей выберите пункт Всегда.

Обновление всех полей в документе

1. Нажмите клавиши CTRL+A.
2. Нажмите клавишу F9.
3. Если в документе содержатся таблицы с полями или формулами, может потребоваться выбрать каждую из них отдельно, а затем нажать клавишу F9.

Совет: Чтобы не забыть обновить одержимый документ перед печатью, Word автоматически обновлять поля перед печатью. Откройте меню Файл > Параметры > Экран, а затем в разделе Параметры печати, установите флажок Обновлять поля перед печатью.

Примечание: При обновлении поля могут возникнуть проблемы, если элемент, на который оно ссылается, удален. Ссылки и закладки также могут указывать на несуществующие страницы. Дополнительные сведения см. в статье Устранение неполадок с закладками.

Перекрестные ссылки не обновляются до правильного номера заголовка после вставки нового заголовка

В этом сценарии перекрестная ссылка не обновляется для ссылки на исходный заголовок. Вместо этого перекрестная ссылка ссылается на новый заголовок.

Причина

Эта проблема возникает из-за того, что при создании перекрестной ссылки в начале заголовка создается скрытая закладка. При разделении заголовка закладка не перемещается. При обновлении перекрестной ссылки ссылка не обновляется.

Обходной путь

Чтобы обойти эту проблему, выполните следующие действия:

1. Выберите неработающую перекрестную ссылку и нажмите клавиши ALT+F9. Код поля отображается для поля REF для перекрестной ссылки. Запишите имя закладки для перекрестной ссылки. Имя закладки начинается со следующей строки: _Ref
2. Найдите и выберите про нумерованный заголовок структуры, на который должна указывать перекрестная ссылка.
3. На вкладке « Вставка» в группе «Ссылки » нажмите кнопку «Закладка».
4. В диалоговом окне «Закладка» установите флажок «Скрытые закладки «.
5. Найдите и выберите имя закладки, соответствующее имени закладки, которое вы записали на шаге 1.
6. Нажмите кнопку Добавить. Диалоговое окно «Закладка» закрывается.
7. Нажмите клавиши ALT+F9, чтобы скрыть коды полей.
8. Найдите неработающую перекрестную ссылку.
9. Щелкните ссылку перекрестной ссылки правой кнопкой мыши и выберите команду «Обновить поле».

Перекрестная ссылка будет правильно обновлять номер заголовка в соответствии с нумерованным заголовком, на который ссылается перекрестная ссылка.

Состояние

Данное поведение является подтвержденной ошибкой продуктов Майкрософт, перечисленных в разделе «Применимо к».

Обратная связь

Были ли сведения на этой странице полезными?

Обновление ссылок

Используйте в договоре отсылки к другим статьям этого же договора. Многие вычитывают финальную версию договора и вручную проверяют ссылки. Чтобы избежать этого, просто вставляйте автоматическую перекрестную ссылку.

Как сделать: выберите курсором место, где требуется автоссылка. На панели быстрого доступа нажмите вкладку «Вставка», затем «Перекрестная ссылка». Далее выберите тип объекта, например, «Абзац», и настройте содержание ссылки: только номер, текст абзаца, номер страницы.

Чтобы автоссылки работали, текст договора должен иметь автоматическую нумерацию

Если поставите нумерацию от руки, то автоссылку вставить не получится. Поэтому сначала сделайте на всех пунктах договора автоматическую нумерацию. Как только это сделаете, в разделе «Перекрестная ссылка» появятся названия пронумерованных разделов. Это значит, вы все сделали верно и можно работать с автоссылками.

Давайте разберем на примере. На картинке ниже нужно поставить автоссылку на пункт 3.4. Пункт 3.4 и подпункт 3.4.1 договора у нас пронумерованы через специальные инструменты программы Word, а не вручную.

Теперь поставим курсор после слова «пунктом», нажмем вкладку «Вставка», затем «Перекрестная ссылка». Выбираем нужный пункт – 3.4 и нажимаем «Вставить».

Там, где стоял курсор, появился пункт 3.4.

Автоматические ссылки легко обновить, если меняли структуру документа или изначальный текст. Просто выделите все (Ctrl+A) и нажмите F9. А если меняли в одном месте, достаточно кликнуть по ссылке правой кнопкой мыши и нажать обновить.

В таком же порядке удобно оформлять ссылки на приложения к договору.

Вставка стандартных формулировок

Сократить время работы с типовым договором поможет функция вставки стандартных формулировок. Представим, что в договоре есть слово «соглашение». Чтобы вместо него отображалось полное название соглашения, используйте функцию Автотекста.

Как сделать: откройте Файл → Параметры → Правописание → Параметры автозамены.

Откроется словарь, по которому Word предлагает заменить опечатки в тексте. Добавим в словарь текст «Соглашение» и замену – «Соглашение о возмещении потерь». Затем нажмем «Добавить».

Проверим, как работает. Введем в тексте слово «соглашение» и нажмем Enter. Программа автоматически меняет его на словосочетание «Соглашение о возмещении потерь».

Экспресс-блоки

Экспресс-блоки – это тот же автотекст, но его фрагменты хранятся отдельно. Это значит, что можно автоматически вставить не одно слово, а целый абзац. Например, реквизиты сторон или наименование контрагента.

Как сделать: чтобы поставить экспресс-блоки, выделите нужный текст. В разделе меню «Вставка» есть кнопка «Посмотреть экспресс-блоки».

После наводим курсор на «Автотекст», выбираем «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста» и нажимаем ОК.

После этого попробуйте начать вводить в Word первые слова экспресс-блока. Word сразу предложит вставить сохраненную фразу. Чтобы это сделать, достаточно нажать кнопку Enter.

Автокоррекция

Автокоррекция – это исправление опечаток. Добавьте в список автозамены нужный текст и Word будет менять его в документе.

Как сделать: механизм такой же, как для автотекста. Файл → Параметры → Правописание → Параметры автозамены.

Как обновить все поля ссылок в документе разом?

Use Case следующий. Переписывается документация, в которой все подписи к картинкам сделаны через «Вставить название». В тексте ссылки на рисунки сделаны через «перекрестные ссылки».

Соответственно где-то старые картинки удаляются, где-то наоборот добавляются новые. В итоге нумерация едет. Лечится всё обновлением полей в каждом конкретном месте. Пример — prntscr.com/8f2ico

Подозреваю, что есть возможность обновить все поля разом, чтобы и нумерация рисунков выровнялась и перекрёстные ссылки правильный текст подставляли.

Office 2010 используется.

• Вопрос задан более трёх лет назад
• 26845 просмотров

1 комментарий

Оценить 1 комментарий