Как сохранить сообщение Outlook в формате PDF
Часто возникает необходимость сохранить сообщения Microsoft Outlook в виде PDF файлов. Это может понадобиться для отслеживания финансовой или юридической корреспонденции, так как упрощает ведение архива документов.
На этой странице:
- Как сохранить электронное сообщение Outlook в формате PDF
- Как добавить вложение электронной почты к существующему PDF-файлу
- Как поставить водяной знак на сообщения Outlook
- Как защитить файл паролем
- Примеры кода конвертации сообщений Outlook в PDF для разработчиков
Как сохранить электронное сообщение Outlook в формате PDF
Шаг 1: Откройте сообщение Outlook и нажмите Print (Печать)
Шаг 2: Выберите Универсальный Конвертер Документов из списка принтеров и нажмите Properties (Свойства)
Шаг 3: Выберите PDF Document (Документ PDF) в качестве формата выходного файла и нажмите OK
Шаг 4: Нажмите OK, чтобы сохранить сообщение в виде PDF-файла
Как добавить вложение электронной почты к существующему PDF-файлу
Вы можете сохранить вложения электронной почты в виде файлов формата PDF. Если вы уже сохранили сообщение Outlook в виде PDF-файла и хотели бы добавить к нему вложение, сделайте следующее:
- Откройте вложение (его можно сохранить в виде документа или изображения) и нажмите Print (Печать)
- Выберите Универсальный Конвертер Документов из списка принтеров и нажмите Properties (Свойства)
- Перейдите ко вкладке File Format (Формат файла) и замените значение Multipage (Многостраничный) на Append all documents to the existing file (Прикрепить все документы к существующему файлу)
- Нажмите OK , далее Print (Печать) для запуска конвертации и прикрепления вложения письма к файлу PDF
- Выберите существующий PDF-файл, к которому вы хотите прикрепить новые страницы в соответствующем меню.
Как поставить водяной знак на сообщения Outlook
Чтобы надежно защитить вашу корреспонденцию от незаконного использования, вы можете поставить на сообщение Outlook водяной знак. Следуйте инструкции:
- Откройте сообщение и нажмите Print (Печать)
- Выберите Универсальный Конвертер Документов из списка принтеров и нажмите Properties (Свойства)
- Перейдите на вкладку Watermark (Водяные знаки) и выберите Text label (Текст) или Picture (Изображение) на ваше усмотрение
- Нажмите OK для запуска конвертации сообщения Outlook в формат PDF.
Как защитить файл паролем
Для сохранения конфиденциальности вашей корреспонденции, вы можете защитить файл PDF паролем:
- Откройте сообщение и нажмите Print (Печать)
- Выберите Универсальный Конвертер Документов из списка принтеров и нажмите Properties (Свойства)
- Перейдите на вкладку File Format (Формат файла), выберите Password protected (Защита паролем) в PDF Standard и укажите желаемый пароль
- Нажмите OK для запуска конвертации сообщения Outlook в формат PDF.
Примеры кода конвертации сообщений Outlook в PDF для разработчиков
Разработчики ПО могут воспользоваться возможностью автоматической конвертации сообщений Outlook в формат PDF. Универсальный Конвертер Документов предлагает public API и примеры кода для аналогичных проектов, связанных с конвертацией документов.
Здесь вы сможете ознакомиться с примерами конвертации сообщений Outlook в формат PDF для различных языков программирования.
Технологический Университет г. Куртин
«Универсальный конвертер документов и Adobe Acrobat предназначены для создания кросс-платформенных документов. Но УДК нам нравится больше, так как не нужно устанавливать специальный вьювер, чтобы открыть созданные им графические файлы.»
- Конвертер PDF в JPG
- Сохранить Word в PDF
- Конвертировать PDF в TIFF
- Преобразовать Word в JPEG
- Перевести JPG в PDF
- Конвертер PowerPoint в PDF
- Сохранить Excel в PDF
Создание PDF-файлов из Microsoft Outlook
PDF-файлы можно создать при работе в Microsoft Outlook. PDF-файлы можно создать:
- Из файлов не в формате PDF, вложенных в почтовое сообщение, с сохранением на локальном компьютере;
- Из файлов не в формате PDF на локальном компьютере с последующим вложением в текущее почтовое сообщение;
- Из одного или нескольких почтовых элементов с сохранением в виде архива на локальном компьютере.
Остальная часть этой статьи посвящена главным образом архивации почты, а в ее конце приведены ссылки на другие разделы об архивации.
В программе доступны надстройки для MS Outlook, позволяющие создавать PDF-файлы из выбранных почтовых элементов или целых папок. Эти функции доступны на ленте Kofax PDF в главном окне или в окне открытого сообщения Outlook.
Лента Kofax PDF в главном окне Outlook:
Инструмент и группа PDF Convert (отображаются, только если этот компонент был установлен, а его интеграция включена в разделе «Файл» > «Параметры»).
Архивировать папку: Служит для архивации всех элементов выбранной папки (с вложенными папками или без них). Этот инструмент доступен только на панели инструментов главного окна Outlook.
Архивировать почтовые сообщения: Создает архив из одного или нескольких PDF-файлов из сообщений, выбранных в главном окне Outlook.
Создать PDF-файл из вложений: этот инструмент применяется ко всем вложениям в выбранном сообщении, но можно указать, что программа должна предлагать выбрать файлы. Этот инструмент активен, только если в текущем сообщении есть хотя бы одно вложение с типом файла, подходящим для преобразования в формат PDF. См. также раздел Создание PDF-файлов из почтовых вложений.
Вложить файл в сообщение как PDF: Выберите один или несколько файлов для вложения в текущее сообщение. Вложение PDF-файлов осуществляется напрямую, а файлы других типов сначала преобразуются в формат PDF.
Параметры: Открывает диалоговое окно с тремя вкладками, на которых доступны параметры создания, преобразования и архивации PDF-файлов.
Лента Kofax PDF в окне сообщения Outlook:
Здесь доступны все инструменты, показанные выше, за исключением инструмента Архивировать папку.
Дополнительные сведения об архивации см. в следующих разделах:
Архивация сообщений из Outlook
- Выберите инструмент Параметры.
- В диалоговом окне «Параметры» выберите версию PDF и способ обработки почтовых вложений, если таковые имеются. Закройте диалоговое окно.
- Нажмите кнопку Архивировать почтовые сообщения.
- В диалоговом окне «Сохранить как» примите или измените папку назначения по умолчанию и нажмите кнопку «ОК». В качестве имени создаваемого PDF-файла принимается тема сообщения. Папкой назначения по умолчанию является папка «Документы» > PDF Favorites > Outlook Archive.
- Нажмите кнопку Сохранить .
Если лента Kofax PDF не отображается, обратитесь к разделу Поиск и устранение неполадок.
покупка
Возможно, вы знакомы с сохранением одного сообщения электронной почты в файл PDF в Outlook, но знаете ли вы, как сохранить всю беседу в файл PDF? А что, если сохранять все письма беседы в отдельный файл PDF сразу? Эта статья покажет решение.
- Сохранить беседу Outlook как файл PDF
- Сохранить беседу Outlook как несколько файлов PDF
Сохранить беседу Outlook как файл PDF
Выполните следующие действия, чтобы сохранить все электронные письма в разговоре в Outlook в виде одного файла PDF.
1. Откройте почтовую папку, содержащую беседу, и проверьте Показать как беседы вариант на Вид таб. Смотрите скриншот:
2. В появившемся диалоговом окне Microsoft Outlook нажмите Все почтовые ящики or Эта папка кнопку как вам нужно.
3. Теперь все письма сгруппированы по разговору. Пожалуйста щелкните стрелку перед указанной беседой, чтобы развернуть ее, а затем выберите все электронные письма в беседе.
4. Нажмите Файл > Печать / PDF.
5. Вперед к (1) выберите Microsoft Print to PDF из Принтер раскрывающийся список, (2) нажмите, чтобы выбрать Мемо Стиль в Настройки раздел и (3) нажмите Печать / PDF кнопка. Смотрите скриншот:
6. В диалоговом окне «Сохранить вывод на печать как» откройте папку назначения, в которую вы сохраните файл PDF, назовите PDF-файл в Имя файла и нажмите Save. кнопка. Смотрите скриншот:
Внимание: Этот метод хорошо работает в Outlook 2016.
Теперь все электронные письма в указанном разговоре сохраняются в виде файла PDF.
Сохранить беседу Outlook как несколько файлов PDF
Если у вас установлен Kutools for Outlook, вы можете применить его Массовое сохранение возможность сохранять каждое электронное письмо в беседе в отдельный файл PDF в Outlook.
Kutools for Outlook: Полный набор инструментов Outlook, содержащий более 100 удобных инструментов. Попробуйте БЕСПЛАТНО в течение 60 дней, без ограничений и забот! Больше информации. Начать бесплатную пробную версию сейчас!
1. Пожалуйста, следуйте Шаг 1-3, представленный в методе выше для выбора всех писем в указанном разговоре.
2. Нажмите Кутулс > Массовое сохранение.
3. В диалоговом окне «Сохранить сообщения как другие файлы» нажмите 
( ЛИСТАТЬ СПИСКИ кнопку), чтобы указать папку, в которую вы будете сохранять файлы PDF, установите флажок PDF формат и нажмите Ok кнопка. Смотрите скриншот: 
Теперь вы увидите, что каждое электронное письмо в указанной беседе сохраняется как отдельный файл PDF. Смотрите скриншот:
покупка
Как экспортировать электронную почту Outlook в файл PDF?
Как вы знаете, Microsoft Outlook не поддерживает прямое преобразование электронной почты в файл PDF. Обычно можно применять Adobe Acrobat программное обеспечение для этой работы. Однако, если вы не установили Adobe Acrobatили другие сторонние надстройки, как экспортировать электронные письма в файлы PDF? Здесь я представлю два обходных пути для экспорта электронной почты в файл PDF без Adobe Acrobat или другие надстройки:
- Если Outlook поддерживает функцию Microsoft Print to PDF
- Если Outlook не поддерживает функцию Microsoft Print to PDF
- Массовый экспорт нескольких писем Outlook в отдельные PDF-файлы
Если Outlook поддерживает функцию Microsoft Print to PDF
Если вы работаете в Windows 10, ваш Microsoft Outlook предоставляет принтер Microsoft Print to PDF. С помощью этой функции вы можете быстро сохранить электронное письмо в файл PDF.
1. Выберите или откройте электронное письмо, которое вы хотите экспортировать в файл PDF, и нажмите Файл > Печать / PDF.
2, Теперь выберите Microsoft Print to PDF из Принтер раскрывающийся список и щелкните значок Печать / PDF кнопка. Смотрите скриншот:
3. В открывшемся диалоговом окне «Сохранить вывод на печать как», пожалуйста: (1) укажите папку назначения, в которую вы сохраните экспортированный файл PDF; (2) введите имя экспортированного файла PDF в поле Имя файла коробка; и (3) нажмите Save. кнопку.
И теперь выбранный адрес электронной почты был экспортирован и сохранен как отдельный файл PDF.
Один щелчок, чтобы сохранить / экспортировать несколько электронных писем в текстовые / PDF / HTML / CSV-файлы в Outlook
Обычно мы можем экспортировать / сохранить сообщение электронной почты в виде текстового файла с помощью функции «Сохранить как» в Outlook. Но для пакетного сохранения / экспорта нескольких писем в отдельные текстовые файлы вам нужно вручную обрабатывать каждое сообщение одно за другим. Кропотливый! Утомительно! Теперь Kutools для Outlook Сохранить как файл Функция может помочь вам быстро сохранить несколько сообщений электронной почты в отдельные текстовые файлы, файлы PDF, файлы HTML и т. д. одним щелчком мыши!
Если Outlook не поддерживает функцию Microsoft Print to PDF
Напротив, некоторые пользователи не работают в Windows 10, и их Outlook не поддерживает Microsoft Print to PDF характерная черта. В этом состоянии выполните следующие действия, чтобы экспортировать электронное письмо в файл PDF.
1. Откройте свой Microsoft OneNote и щелкните значок Добавить страницу (или Новая страница кнопку), чтобы вставить пустую страницу. Смотрите скриншот:
2. Перейдите в Microsoft Outlook, выберите адрес электронной почты и нажмите Главная > OneNote. Смотрите скриншот:
Внимание: вы также можете экспортировать в файл PDF, нажав Файл > Печать / PDF и указав Отправить в OneNote as Принтер.
3. В открывшемся диалоговом окне «Выбор расположения в OneNote» выберите новую страницу, которую мы вставили на шаге 1, и нажмите кнопку OK кнопку.
4. Теперь выбранное письмо было экспортировано на новую страницу OneNote. Пожалуйста, нажмите Файл > Экспортировать.
5. А теперь нажмите, чтобы выделить страница в Экспортный ток раздел, щелкните, чтобы выделить PDF (* .pdf) в Выберите формат и нажмите Экспортировать кнопку.
6. В открывшемся диалоговом окне «Сохранить как», пожалуйста: (1) укажите папку назначения, в которую вы сохраните экспортированный файл PDF; (2) введите имя экспортированного файла PDF в поле Имя файла коробка; (3) проверить Избранные страницы вариант; (4) нажмите Save. кнопка. Смотрите скриншот:
И теперь электронное письмо, которое вы выбрали в Microsoft Outlook, было экспортировано и сохранено в виде файла PDF.
Массовый экспорт нескольких писем Outlook в отдельные PDF-файлы
Если у вас установлен Kutools for Outlook, вы можете применить его функцию «Сохранить как файл» для пакетного экспорта нескольких писем в отдельные файлы PDF в Outlook.
Kutools for Outlook: Полный набор инструментов Outlook, содержащий более 100 удобных инструментов. Попробуйте БЕСПЛАТНО в течение 60 дней, без ограничений и забот! Больше информации. Начать бесплатную пробную версию сейчас!
1. Держать Ctrl or Shift нажмите клавишу, чтобы выбрать несколько писем, которые вы будете массово экспортировать в файлы PDF, и нажмите Кутулс > Массовое сохранение. Смотрите скриншот:
2. В диалоговом окне «Сохранить сообщения как другие файлы» нажмите кнопку «Обзор». 
чтобы указать папку для сохранения файлов PDF, установите флажок PDF формат вариант, а затем щелкните Ok кнопка. Смотрите скриншот: 
Теперь вы увидите, что все выбранные электронные письма экспортированы и сохранены в виде отдельных файлов PDF в указанной папке назначения. Смотрите скриншот: