Как проверить орфографию в Excel
К сожалению, проверять орфографию в файлах Excel так, как мы это делаем в Word — с подчеркиванием неправильно написанных слов красными линиями, — невозможно (если вам известен такой способ, расскажите нам о нем!). Excel изначально создавался с расчетом на работу прежде всего с числами, потому проверке орфографии в нем Microsoft уделила мало внимания.
Тем не менее, проверка орфографии в нем, конечно, возможна — с помощью диалогового окна Проверка орфографии. Это стандартный метод во всех программах Microsoft Office.
Чтобы запустить проверку орфографии в Excel, щелкните вкладку Рецензирование и нажмите на ней кнопку Орфография, или просто нажмите клавішу F7. Появится привычное диалоговое окно Орфография со стандартными вариантами действий: Пропустить, Пропустить все, Добавить в словарь, Изменить, Изменить все, Отмена.
- Если вам нужно проверить орфографию в конкретной ячейке , выберите эту ячейку и установите в нее текстовый курсор, выполнив двойной щелчок, затем запустите проверку орфографии клавишей F7.
- Если вам нужно проверить орфографию в нескольких ячейках , выделите их с помощью клавиши SHIFT, затем запустите проверку орфографии клавишей F7.
- Если вам нужно проверить орфографию на всем листе , выберите любую ячейку, НЕ выполняя двойной щелчок на ней и НЕ располагая текстовый курсор внутри нее, затем запустите проверку клавишей F7. Обратите внимание, что при этом будут проверяться также все комментарии, заголовки страниц, колонтитулы и текст на графических элементах.
Примечание: Excel не проверяет орфографию в ячейках, которые содержал формулы.
Включение и отключение проверки орфографии
Ошибки, допущенные при вводе текста, подчеркиваются волнистой красной линией.
Если исправлять их по ходу дела, можно потерять нить рассуждений. Чтобы не отвлекаться от работы, можно отключить проверку правописания, а после набора всего текста выполнить ее вручную. Ниже описано, как это сделать.
На вкладке Файл выберите пункт Параметры, откройте раздел Правописание, снимите флажок Автоматически проверять орфографию и нажмите кнопку ОК.
Чтобы снова включить проверку орфографии, повторите описанный выше процесс и установите флажок Автоматически проверять орфографию.
Чтобы проверить орфографию вручную, на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Правописание.
Не забывайте выполнять проверку правописания. Орфографические и грамматические ошибки могут значительно ухудшить впечатление о вас, особенно если документ предназначен для руководителя, преподавателя или сотрудника отдела кадров.
Автоматическая проверка орфографии в EXCEL
Буквально на днях, ко мне и моим коллегам обратились «опытные пользователи» Excel. По специфике работы «опытные пользователи» часто используют офисный пакет для оформления документации. Как ни странно, таблицы Excel так же часто встречаются. Как и на Хабре, не допустимо выпускать документы с орфографическими ошибками. Стандартной возможности excel, по подсветке орфографических ошибок нет. В связи с этим я разработал Add-ins для Excel который бы реализовывал такой функционал.
Проверить наличие ошибок не так и сложно, есть стандартный SpellCheck, которым я и воспользовался. Реализовывать предполагается 2 части:
1) проверка уже заполненных ячеек
2) проверка в реальном времени при вводе.
Сама логики работы простая, В первом случае проверяем все ячейки, если есть ошибка, выделяем лексемы и проверяем каждую лексему отдельно, для ошибочных лексем, создаем примечание и выделяем ошибочную лексему красным цветом. Во втором случае просто подписываемся на событие изменения ячейки и делаем все как в 1 случае только с меньшим диапазоном.
Приступим:
Запускаем VisualStudio, создаем расширение для Excel 2007.
При регистрации плагина, подпишемся на событие Cell-Changed и вызовем нашу функцию (функция будет описана чуть позже).
private void ThisAddIn_Startup(object sender, System.EventArgs e) < //Подпишемся на событие изменения ячейки Globals.ThisAddIn.Application.Cells.Worksheet.Change += new Excel.DocEvents_ChangeEventHandler(Worksheet_Change); >void Worksheet_Change(Excel.Range Target)
Больше при регистрации ничего делать не будем. Проверку всей книги оставим пользователю по вызову.
Создаем свою вкладку в Ribbon. Добавляем новый Item Ribbon (Visual Designer)/
Создадим новую вкладку, первую не трогаем, т.к. она зарезервирована.
Так же, добавим 2 кнопки проверки: проверка всей книги, и проверку текущего листа.
Пропишем в событиях кнопок следующий код
Для всей книги
private void OrfoCheckAll_Click(object sender, RibbonControlEventArgs e) < var excel = Globals.ThisAddIn.Application; var wss = excel.Worksheets; var app = excel.Application; foreach (var ws in wss) < var sheet = ws as Excel.Worksheet; if (sheet != null) < var range = sheet.UsedRange; foreach (var cll in range) < var cell = cll as Excel.Range; SpellCheck.SpellChecker(cell); >> > > Для листа
private void OrfoCheckCurrentSheet_Click(object sender, RibbonControlEventArgs e) < var excel = Globals.ThisAddIn.Application; var app = excel.Application; var sheet = app.ActiveSheet as Excel.Worksheet; if (sheet != null) < var range = sheet.UsedRange; foreach (var cll in range) < var cell = cll as Excel.Range; SpellCheck.SpellChecker(cell); >> >
Ну и самое главное, создадим статичный класс SpellCheck в котором и опишем нашу функцию проверки
public static class SpellCheck < public static void SpellChecker(Excel.Range Target) < var app = Globals.ThisAddIn.Application.Application; string str = Target.Text.ToString(); if (app.CheckSpelling(str, Type.Missing, true) == false) < foreach (string tmp in ((string)str).Split(' ')) < if (app.CheckSpelling(tmp, Type.Missing, Type.Missing) == false) < if (Target.Comment == null) < Target.AddComment("Ошибка в слове " + tmp); Target.Characters[str.IndexOf(tmp) + 1, tmp.Length].Font.ColorIndex = 3; >else < Excel.Characters c = Target.Comment.Shape.TextFrame.Characters(Type.Missing, Type.Missing); if (!c.Caption.Contains(tmp)) < c.Caption = c.Caption + " " + tmp; >Target.Characters[str.IndexOf(tmp) + 1, tmp.Length].Font.ColorIndex = 3; > > else < Target.Characters[str.IndexOf(tmp) + 1, tmp.Length].Font.ColorIndex = 0; >> > else < if (Target.Comment != null) < if (Target.Comment.Shape.AlternativeText.Contains("Ошибка в слове ")) < Target.Characters[str.IndexOf(str), str.Length].Font.ColorIndex = 0; Target.Comment.Delete(); >> > > После компиляции и загрузки плагина проверяем работу
Это всё чего не хватало Excel для автоматической проверки.
Как всегда, если у вас есть более интересные методы реализации, делитесь опытом
UPD: По просьбам хаброжителей, выложил готовый Плагин тут
Пишем без ошибок: проверка орфографии в MS Excel
Продолжаем наводить порядок в текстах и следить за соблюдением орфографических норм — в этой статье приводим указания для проверки правописания в таблицах MS Excel.
Проверка орфографии в MS Excel
Прежде чем проверять орфографию в MS Excel, следует установить язык проверки правописания.
Перейдите на вкладку Файл (1) — Параметры (2) — Правописание (3) — Язык словаря (4):
Орфографию в документе формата MS Excel можно проверить так:
1. Перейдите на вкладку Рецензирование, нажмите кнопку Орфография:
2. Если программа находит орфографические ошибки, появляется диалоговое окно Орфография или область задач, в которой отражено первое найденное слово с ошибками.
NB! Программа Excel не подчеркивает ошибки, а выделяет сегмент, в котором обнаружена ошибка, и предлагает варианты замены.
3. После исправления ошибки программа выводит следующее неправильно написанное слово.
4. Следует проверить КАЖДОЕ предупреждение, выданное программой.
NB! Программа Excel выполняет проверку отдельно на каждом листе. Поэтому ВАЖНО запускать проверку орфографии на каждом листе файла.
5. Скопируйте и вставьте текст ВСЕХ ЛИСТОВ MS Excel в новый документ MS Word.
6. Настройте язык проверки орфографии: Рецензирование — Язык — Язык проверки правописания:
7. Проверьте орфографию в MS Word по указаниям, которые приведены в соответствующей нашей статье.
8. Скопируйте по очереди исправленные слова и вставьте в соответствующие ячейки готового документа MS Excel.
9. Сохраните документ.
12 лет в бизнесе профессиональных переводов. Основатель и директор Бюро переводов Профпереклад.
Ключевые компетенции:
менеджмент, стратегический маркетинг, лингвистические технологии.
Образование:
Киево-Могилянская Бизнес Школа (KMBS) и IE Business School