Создание и планирование встреч
Встречи — это мероприятия, для которых отводится время в календаре пользователя и не требуется приглашение других лиц или резервирование ресурсов. Вы можете преобразовать встречу в собрание, добавив участников.
Создание встречи
- В папке Календарь выберите Создать встречу или нажмите клавиши CTRL+N. В любой другой папке щелкните CTRL+SHIFT+A.
- Введите тему, расположение, время начала и время окончания.
- Выберите Сохранить & Закрыть , чтобы сохранить встречу.
Примечание. По умолчанию Outlook начинает и заканчивает встречи в течение часа или полчаса. Если вы хотите ввести пользовательское время, например 12:22, щелкните поля времени начала или окончания и введите нужное время.
Настройка встречи и другие советы
Вы можете дополнительно настроить встречу, показывая свою доступность другим пользователям, сделать ее повторяющейся, превратить встречу в собрание или создать встречу из сообщения электронной почты.
Дополнительные параметры: фразы для времени начала и окончания, отображение доступности и создание повторяющейся встречи
- Выберите Создать встречу. Кроме того, можно щелкнуть правой кнопкой мыши блок времени в сетке календаря и выбрать команду Создать встречу, дважды щелкнуть любую пустую область календаря или использовать сочетание клавиш CTRL+SHIFT+A.
- В поле Тема введите описание.
- В поле Место укажите место проведения.
- Введите время начала и время окончания.
Совет: Вы можете вводить определенные слова и фразы в полях Время начала и Время окончания вместо дат. Например, можно ввести «Сегодня», «Завтра», «Новый год», «Две недели с завтрашнего дня», «За три дня до Нового года» и большинство названий праздников.
Примечание: При задании повторяемости встречи название вкладки Встреча изменяется на Ряд встреч.
Совет: Если вы хотите изменить встречу на собрание, выберите Пригласить участников в группе Участники на ленте.
Создание встречи или собрания из сообщения электронной почты
Существует два способа создания встречи или собрания из сообщения электронной почты.
- Выберите сообщение электронной почты в списке сообщений, а затем на ленте выберите Ответить собранием. При этом создается новый запрос на собрание с отправителем сообщения в строке Кому и сообщением электронной почты, включенным в текст приглашения на собрание.
- Настройте новый быстрый шаг, например Создание и встреча с вложением. После создания этого сообщения вы сможете щелкнуть правой кнопкой мыши сообщение электронной почты в папке «Входящие» и выбрать быстрые шаги >Создать встречу с вложением. Откроется встреча с сообщением электронной почты в виде вложения, и вы можете добавить участников, чтобы преобразовать встречу в собрание. Дополнительные сведения см. в статье Автоматизация распространенных или повторяющихся задач с помощью быстрых действий.
Создание собрания или встречи в Outlook для Mac
- На область навигации выберите «Календарь» .
- Выберите «Новое событие> «Новое событие».
Примечание: При выборе даты и времени в календаре дата и время выбора автоматически вводятся в новом окне встречи.
Примечание: При добавлении расположения нажмите кнопку » Обзор с помощью средства поиска помещений» и выберите расположение.
Создание собрания
- В нижней части области навигации выберите элемент Почта.
- На вкладке Главная нажмите кнопку Собрание.
- Чтобы отправить приглашение из учетной записи, которая не является вашей учетной записью по умолчанию, выберите учетную запись из списка « Из».
- В поле Кому введите имена людей или названия ресурсов, которые нужно включить в собрание. Выберите любое из имен, чтобы просмотреть сведения об этом человеке, включая номер телефона, адрес электронной почты, расположение офиса и т. д.
- В поле Тема введите описание собрания.
- Если вы знаете сведения о комнате для собраний, введите их в поле «Расположение «. в противном случае нажмите кнопку «Поиск помещений» на ленте. ( Дополнительные сведения о room Finder см. в разделе «Поиск конференц-залов».)
- Введите сведения о событии и выполните одно из следующих действий:
| Задача | Действие |
|---|---|
| Отображение меню Часовой пояс для события | На вкладке Собрание нажмите кнопку Часовые пояса.  |
| Добавление вложений к собранию | В меню «Собрание » выберите пункт «> «. |
| Настройка собрания как повторяющегося события | На вкладке Собрание нажмите кнопку Повторение и выберите расписание повторения.  |
| Определение доступности участников (только для учетных записей Exchange) | На вкладке Организатор собрания нажмите кнопку Планирование.  При нажатии кнопки «Планирование » отображается область помощника по планированию. Если в области помощника по планированию нет сведений о доступности, убедитесь, что ваша учетная запись Exchange выбрана в поле «От» в верхней части приглашения. |
Создание встречи
- В нижней части области навигации выберите элемент Почта.
- На вкладке Главная нажмите кнопку Встреча.
Совет: Вы также можете создать встречу в календаре, дважды щелкнув период времени в представлении дня, недели или месяца. Выбранные даты и время автоматически вводятся в окне создания события.
| Задача | Действие |
|---|---|
| Отображение меню Часовой пояс для события | На вкладке Встреча нажмите кнопку Часовые пояса. |
| Настройка встречи как повторяющейся | На вкладке Встреча нажмите кнопку Повторение и выберите расписание повторения. |
| Преобразование встречи в собрание путем приглашения других пользователей | На вкладке Встреча нажмите кнопку Пригласить.  |
Создание или планирование собрания по сети в Outlook для Windows
Вы можете использовать Outlook для Windows для планирования собрания по сети с помощью Skype для бизнеса или Microsoft Teams в зависимости от того, что поддерживается в вашей организации. Если ваша учетная запись настроена для конференц-связи с телефонным подключением, запрос на собрание по сети будет автоматически включать номер телефона и идентификатор конференции.
Если вы используете Skype для бизнеса Online, вы можете настроить новые собрания с помощью веб-планировщик Skype для бизнеса.
Если вы не используетеOutlook для Windows, проверка, в какой версии Outlook вы используете, а затем выберите один из следующих вариантов, чтобы создать и запланировать собрание по сети:
Важно: Действия в новой и классической версии Outlook для Windows могут отличаться. Чтобы определить, какую версию Outlook вы используете, найдите раздел Файл на ленте. Если пункта Файл нет, следуйте инструкциям на вкладке Новый Outlook. Если в меню отображается параметр Файл, выберите вкладку Классический Outlook.
- В календаре выберите Создать событие.
- Добавьте название собрания.
- Выберите
Пригласить участников, а затем введите имена пользователей для приглашения на собрание. - Выберите рекомендуемый интервал времени для собрания или вручную введите дату, время начала и окончания.
- Введите место собрания и переместите переключатель собрания Teams влево или вправо соответствующим образом:
- Нажмите кнопку Отправить , чтобы доставить приглашение.
Планирование собрания по сети с помощью Outlook
- Откройте Outlook и перейдите к календарю.
- На вкладке Главная выберите Создать собрание .
- Добавьте сведения о собрании по сети, выбрав Собрание Teams или Собрание Skype.
Доступность зависит от вашей организации. Если ваша организация использует Skype для бизнеса, см. статью Установка Skype для бизнеса. Если ваша организация использует Microsoft Teams, надстройка будет установлена автоматически. - При необходимости укажите сведения о собрании, включая участников собрания. Дополнительные сведения см. в статье Планирование собрания с другими людьми .
- Чтобы найти время, которое подходит всем, выберите Помощник по планированию на вкладке Собрание .
- Если вы настраиваете собрание Skype, вы можете использовать параметры собрания для настройки параметров собрания.
Создание встреч и собраний
В вашем календаре Встречи только для вас, а Собрания нужны, чтобы приглашать на них людей.
- Чтобы начать собрание, выберите Новое собрание.
- Добавьте людей в поле Кому, а затем введите Тему и Место.
- Выберите Время начала и Время окончания. Или проверьте доступность участников. Для этого откройте Помощник по планированию.
Примечание: Автовыбор выбирает следующее доступное свободное время для участников и расположения.