Как создать форму в access

Создание формы в Access

В форме Access, как на витрине магазина, удобно просматривать и открывать нужные элементы. Так как форма — это объект, с помощью которого пользователи могут добавлять, редактировать и отображать данные, хранящиеся в базе данных классического приложения Access, ее внешний вид играет важную роль. Если база данных классического приложения Access используется несколькими пользователями, хорошо продуманные формы — залог точности данных и эффективности работы с ними.

Создать форму на компьютере в базе данных Access можно несколькими способами. В этой статье мы рассмотрим наиболее распространенные из них.

В этой статье

• Создание формы из существующей таблицы или запроса в Access
• Создание пустой формы в Access
• Создание разделенной формы в Access
• Создание формы, отображающей несколько записей, в Access
• Создание формы, содержащей подчиненную форму в Access
• Создание формы навигации в Access
• Дополнительные сведения

Создание формы из существующей таблицы или запроса в Access

Чтобы создать форму из таблицы или запроса базы данных, в области навигации щелкните таблицу или запрос, содержащие данные для формы, а затем на вкладке Создание нажмите кнопку Форма.

Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. При необходимости вы можете изменить оформление, например настроить размер текстовых полей в соответствии с данными. Подробнее читайте в статье об использовании инструмента «Форма».

Создание пустой формы в Access

1. Чтобы создать форму без элементов управления и заранее отформатированных элементов, выполните следующее. На вкладке Создание нажмите кнопку Пустая форма. Откроется пустая форма в режиме макета, и отобразится область Список полей.
2. В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с одной или несколькими таблицами, содержащими поля, которые нужно включить в форму.
3. Чтобы добавить на форму поле, дважды щелкните по нему или перетащите его на форму. Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их по очереди, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля на форму.

Примечание: Порядок таблиц в области Список полей может изменяться в зависимости от выбранной части формы. Если не удается добавить поле в форму, выберите другую часть формы и повторите попытку.

Создание разделенной формы в Access

Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях: в представлении формы и в режиме таблицы. То есть вы можете использовать возможности обоих этих представлений в одной форме. Например, можно быстро найти запись в режиме таблицы, а затем просмотреть или изменить ее в представлении формы. Эти две части формы связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом.

Чтобы создать новую разделенную форму с помощью инструмента «Разделенная форма», в области навигации щелкните таблицу или запрос с нужными данными, а затем на вкладке Создание нажмите кнопку Другие формы и выберите пункт Разделенная форма.

Access создаст форму, которую можно изменять по своему усмотрению. Например, при необходимости можно настроить размер текстовых полей в соответствии с данными. Подробнее о работе с разделенными формами читайте в статье о создании разделенной формы.

Создание формы, отображающей несколько записей, в Access

Форма нескольких элементов (также называется ленточной) удобна, если требуется отобразить несколько записей. Кроме того, ее легче настроить, чем таблицу. Такую форму можно создать с помощью инструмента «Несколько элементов».

1. В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.
2. На вкладке Создать щелкните Другие формы >несколько элементов.

Будет создана новая форма, которая отобразится в режиме макета. В этом режиме можно вносить изменения в структуру формы при одновременном просмотре данных. Например, можно настроить размер полей в соответствии с данными. Подробнее читайте в статье Создание формы с помощью инструмента «Несколько элементов».

Создание формы, содержащей подчиненную форму в Access

При работе со связанными данными, хранящимися в отдельных таблицах, часто приходится просматривать их из нескольких таблиц или запросов в одной и той же форме, поэтому подчиненные формы отлично подойдут в такой ситуации. В зависимости от потребностей подчиненные формы можно добавлять несколькими способами. Подробнее об этом читайте в статье Создание формы, содержащей подчиненную форму (форма с отношением «один-ко-многим»).

Создание формы навигации в Access

Форма навигации — это простая форма, содержащая элемент навигации. Формы навигации являются полезным дополнением любой базы данных, но особенно важны для баз данных, публикуемых в Интернете, так как область навигации Access не отображается в браузере.

1. Откройте базу данных, в которую нужно добавить форму навигации.
2. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Навигация и выберите нужный стиль формы навигации.

Access создаст форму, добавит на нее элемент навигации и отобразит форму в режиме макета. Подробнее об этом читайте в статье Создание формы навигации.

Дополнительные сведения

Формы можно настраивать с помощью нескольких параметров. Выберите нужные из представленных ниже.

Если вы хотите иметь возможность выбирать поля, которые будут отображаться в форме, создайте форму с помощью мастера форм.

Добавление вкладок в форму позволяет упорядочить данные и сделать форму более удобной для восприятия, особенно, если форма содержит большое количество элементов управления.

Элемент управления «Веб-браузер» дает возможность отображать в форме веб-страницы. Вы можете связывать его с полями и элементами управления базы данных, чтобы динамически определять отображаемую страницу. Например, с помощью адресов в базе данных можно создавать настраиваемые карты на сайте, или использовать сведения о товаре в базе данных для поиска объектов на веб-сайте поставщика.

Элементы управления в Access размещаются вдоль направляющих линий (макетов), которые позволяют выравнивать элементы управления в форме. Узнайте, как перемещать и изменять размер отдельных элементов управления.

Формы

Форма в Access — это объект базы данных, который можно использовать для создания пользовательского интерфейса для приложения базы данных. «Связанная» форма напрямую связана с источником данных, например таблицей или запросом, и может использоваться для ввода, редактирования или отображения данных из этого источника. Кроме того, можно создать «несвязанную» форму. Она не привязывается непосредственно к источнику данных, но также содержит кнопки команд, метки или другие элементы управления, которые необходимы для работы с приложением.

В этой статье основное внимание уделяется связанным формам. Их можно использовать для управления доступом к данным (например, определить, какие поля или строки данных должны отображаться). Так, некоторым пользователям может понадобиться лишь несколько полей из таблицы с множеством полей. Форма, содержащая только эти поля, упростит таким пользователям работу с базой. Вы также можете добавить на форму кнопки и другие функции для автоматизации часто выполняемых действий.

Формы можно сравнить с окнами, через которые пользователи видят базу данных и обращаются к ней. Эффективная форма ускоряет работу с базой, так как избавляет от необходимости искать нужную информацию. Визуально привлекательная форма делает работу с базой данных приятнее и эффективнее, а также помогает предотвратить ввод неверных данных.

Примечание: В этой статье предполагается, что вы уже создали таблицу (или запрос, основанный на одной или нескольких таблицах) и хотите создать форму для просмотра данных или работы с ними.

В этой статье

• Создание формы с помощью инструмента «Форма»
• Создание разделенной формы с помощью инструмента «Разделенная форма»
• Создание формы, в которой отображается несколько записей, с помощью инструмента «Несколько элементов»
• Создание формы с помощью мастера форм
• Создание формы с помощью инструмента «Пустая форма»
• Режим макета и режим конструктора
• Настройка формы в режиме макета
• Доработка формы в режиме конструктора

Создание формы с помощью инструмента «Форма»

Инструмент «Форма» позволяет создать форму одним щелчком мыши. При его использовании на форму добавляются все поля базового источника данных. Новую форму можно сразу же начать использовать либо изменить в режиме макета или конструктора, чтобы она лучше соответствовала вашим потребностям.

Создание формы с помощью инструмента «Форма»

1. В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.
2. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Форма.

Access создает форму и отображает ее в режиме макета. В этом режиме можно вносить изменения в структуру формы при одновременном просмотре данных. Например, при необходимости можно настроить размер текстовых полей в соответствии с данными.

Если Access находит одну таблицу, которая имеет связь «один ко многим» с таблицей или запросом, используемым для создания формы, Access добавляет таблицу в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Например, если создается простая форма, основанная на таблице «Сотрудники», и между таблицами «Сотрудники» и «Заказы» определено отношение «один-ко-многим», то в таблице данных будут отображаться все записи таблицы «Заказы», относящиеся к текущей записи сотрудника. Если таблица данных на форме не нужна, ее можно удалить. Если существует несколько таблиц с отношением «один ко многим» к таблице, которая использовалась для создания формы, Access не добавляет в форму никаких таблиц.

Создание разделенной формы с помощью инструмента «Разделенная форма»

Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме таблицы и в представлении формы.

Разделенная форма отличается от сочетания форм и подформ тем, что оба представления разделенной формы связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или удалять в каждой части формы (при условии, что источник записей допускает обновление, а параметры формы не запрещают такие действия).

Работа с разделенной формой позволяет использовать преимущества обоих представлений в одной форме. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись, а затем просмотреть или изменить ее в представлении формы.

Чтобы создать разделенную форму с помощью инструмента «Разделенная форма»:

1. В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме. Кроме того, можно открыть таблицу или запрос в режиме таблицы.
2. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы и выберите команду Разделенная форма.

Access создает форму и отображает ее в режиме макета. В этом режиме можно вносить изменения в структуру формы при одновременном просмотре данных. Например, при необходимости можно настроить размер текстовых полей в соответствии с данными. Дополнительные сведения о представлениях формы см. в разделе Сведения о режиме макета и конструкторе.

Создание формы, в которой отображается несколько записей, с помощью инструмента «Несколько элементов»

При создании формы с помощью инструмента Форма форма форма, которая Access создает, одновременно отображается одна запись. Если нужно создать форму, которая выводит несколько записей, но при этом настраивается более гибко, чем таблица, используйте инструмент «Несколько элементов».

1. В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться на форме.
2. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы и выберите команду Несколько элементов.

Access создает форму и отображает ее в режиме макета. В этом режиме вы можете вносить изменения в структуру формы параллельно с просмотром данных.

При использовании средства «Несколько элементов» форма, которую Access создает, похожа на таблицу. Данные расположены в строках и столбцах, и вы видите несколько записей одновременно. Однако форма «Несколько элементов» предоставляет больше вариантов настройки, чем таблица, например возможность добавления графических элементов, кнопок и других элементов управления. Дополнительные сведения о настройке формы см. в разделах Настройка формы в режиме макета и Доработка формы в режиме конструктора.

Создание формы с помощью мастера форм

Чтобы точно выбрать поля, которые должны отображаться на форме, вместо различных инструментов, описанных выше, можно использовать мастер форм. Вы также можете настроить группировку и сортировку данных и использовать поля из нескольких таблиц или запросов, если связи между такими таблицами и запросами были заранее настроены.

1. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Мастер форм.
2. Следуйте инструкциям на страницах мастера форм.

Примечание: Для добавления к форме полей из нескольких таблиц или запросов не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса на первой странице мастера форм. Вместо этого повторите указанные действия для выбора другой таблицы или запроса и щелкните все дополнительные поля, которые требуется включить в форму. Для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.

Создание формы с помощью инструмента «Пустая форма»

Если мастер или инструменты создания форм вам не подходят, вы можете начать работу с пустой формы. Это может оказаться очень быстрым способом создать форму, особенно если вы планируете добавить в нее лишь несколько полей.

1. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Пустая форма. Access открывает пустую форму в режиме макета и отображает панель Список полей .
2. В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с одной или несколькими таблицами, содержащими поля, которые нужно включить в форму.
3. Чтобы добавить на форму поле, дважды щелкните по нему или перетащите его на форму.
   • После добавления первого поля вы можете добавить сразу несколько полей. Для этого выберите их, удерживая клавишу CTRL, а затем перетащите на форму.
   • Порядок таблиц в области Список полей может меняться в зависимости от выбранной части формы. Если поля, которое вы хотите добавить, не видно, выберите другую часть формы и повторите попытку.
4. Используйте средства в группе Колонтитулы на вкладке Макет формы , чтобы добавить в форму логотип, заголовок или дату и время.
5. Используйте средства в группе Элементы управления на вкладке Конструктор макета формы , чтобы добавить в форму более широкий спектр элементов управления. Чтобы расширить выбор элементов управления, перейдите в режим конструктора. Для этого щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите Конструктор.

Общие сведения о режимах макета и конструктора

Режим макета Представление макета — это наиболее интуитивно понятное представление для изменения формы. Его можно использовать почти для всех изменений, которые необходимо внести в форму в Access.

В режиме макета форма выполняется. Поэтому вы можете просматривать свои данные так же, как при использовании формы. Однако в этом режиме вы также изменять структуру формы. Так как при изменении формы вы видите ее данные, это представление удобно использовать для настройки размера элементов управления и выполнения практически любых других задач, которые влияют на внешний вид и удобство использования формы.

Если вы столкнулись с задачей, которая не может быть выполнена в режиме «Макет», вы можете переключиться в режим «Конструктор». В некоторых ситуациях Access отображает сообщение о том, что необходимо переключиться в режим конструктора, прежде чем вносить определенные изменения.

Конструктор Конструктор более подробно представляет структуру формы. В нем выводятся заголовок, подробности и нижний колонтитул формы. Форма не выполняется, когда она отображается в режиме конструктора. Поэтому вы не можете просматривать базовые данные при внесении изменений в структуру. Тем не менее определенные задачи проще выполнять в режиме конструктора. Ниже перечислены имеющиеся возможности.

• добавлять другие виды элементов управления формы, например рамки связанных объектов, разрывы страниц и диаграммы;
• изменять источники для текстовых полей в самих полях, не открывая их страницу свойств;
• изменять размер разделов формы, например ее заголовка или раздела подробностей;
• изменять некоторые свойств формы, которые невозможно изменить в режиме макета.

Настройка формы в режиме макета

После создания формы вы можете легко настроить ее структуру, используя режим макета. Вы можете перемещать элементы управления и изменять их размеры, ориентируясь на сами данные. Можно добавить новые элементы управления в форму, а также задать свойства для формы и ее элементов управления.

Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Режим макета.

Access отображает форму в режиме макета.

Для изменения свойств формы, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть ее, нажмите клавишу F4.

Чтобы добавить в структуру формы поля из базовой таблицы или запроса, воспользуйтесь областью Список полей. Чтобы отобразить область Список полей:

• На вкладке Макет формы в группе Сервис щелкните Добавить существующие поля или используйте сочетание клавиш, нажав клавиши ALT+F8.

Вы можете перетащить поля непосредственно из области Список полей в форму.

• Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его и перетащите из области Список полей в нужный раздел формы.
• Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.

Доработка формы в режиме конструктора

Настроить структуру формы можно и в режиме конструктора. Вы можете добавить в нее новые элементы управления и поля, поместив их на бланк. На странице свойств можно задать свойства для настройки формы.

Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Конструктор.

Access отображает форму в режиме конструктора.

Для изменения свойств формы, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть ее, нажмите клавишу F4.

Чтобы добавить в структуру формы поля из базовой таблицы или запроса, воспользуйтесь областью Список полей. Чтобы отобразить область Список полей:

• На вкладке Конструктор формы в группе Сервис щелкните Добавить существующие поля или используйте сочетание клавиш, нажав клавиши ALT+F8..

Вы можете перетащить поля непосредственно из области Список полей в форму.

• Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его и перетащите из области Список полей в нужный раздел формы.
• Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.

§ 3. Создание форм базы данных

Форма — объект базы данных, отображающий данные в виде, удобном для восприятия пользователя.

Источником данных для построения формы может быть таблица (однотабличная форма) или несколько таблиц. С помощью форм удобно вводить, просматривать и редактировать данные в таблицах.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается.

Работать с формами в Access можно в трех режимах:

1. Режим формы. Используется для просмотра и редактирования данных в таблицах.

2. Режим макета. В этом режиме удобно изменять размер (если размер поля не соответствует расположенным в нем данным) и положение элементов на форме (для лучшего восприятия данных).

3. Конструктор. Позволяет изменять те свойства формы, которые нельзя изменить в режиме макета — добавлять в форму дополнительные элементы, изменять размеры и оформление разделов формы.

В Access имеются различные инструменты для создания форм (пример 3.2). К ним относятся:

1. Форма. С помощью этого инструмента форма создается из существующего объекта БД и содержит все поля источника. После создания такая форма открывается в режиме макета. В окне формы одновременно отображается только одна запись (пример 3.3).

2. Пустая форма. В этом случае пользователь в режиме макета по своему усмотрению размещает на форме блоки названий полей и их значений.

3. Мастер форм (пример 3.4). Позволяет создавать формы, различные как по стилю, так и по содержанию.

4. Конструктор форм ( см. Приложение к главе 1). Предназначен для создания формы любой сложности.

В структуре любой формы можно выделить следующие основные разделы:

1. Заголовок. Располагается в верхней части формы. В области заголовка могут располагаться текст, графика и другие элементы управления. Для добавления или удаления области заголовка необходимо выбрать в контекстном меню , также можно воспользоваться кнопкой инструментов Конструктора форм.

2. Область данных. Определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Является обязательной. Может содержать элементы управления, а также неизменяемые данные, например надписи. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов Конструктора форм (см. Приложение к главе 1).

3. Примечание. Находится в нижней части формы. Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний. Чтобы скрыть примечание, нужно уменьшить его высоту до 0.

При конструировании однотабличной формы нужно выполнить ряд действий (пример 3.6):

1. Определить таблицу, на основе которой создается форма (п. 2).
2. Выбрать поля таблицы, которые должны быть представлены на форме (п. 3).
3. Разместить выбранные поля на макете формы (п. 4).
4. Добавить элементы оформления — текст заголовка, поясняющий текст, разделительные линии, фон, рисунки и др. (пример 3.6 п. 5, пример 3.8).

Для удаления элемента его нужно выделить и нажать Del.

После добавления поля на форму в области данных появляются связанные элементы Надпись и Поле (пример 3.7). Элемент Надпись содержит название поля, а элемент Поле — значение этого поля, которое меняется от записи к записи. При перемещении пара этих элементов движется синхронно. Для перемещения одного из них курсор необходимо подвести к маркеру элемента — серому квадратику, расположенному в верхнем левом углу рамки, и перетащить.

Высоту любого раздела формы можно изменять, перетаскивая границу раздела при помощи мыши. Для этого необходимо:

1. Подвести указатель мыши к нижней границе раздела. Он примет вид горизонтальной черты с двумя вертикальными стрелками.

2. Нажать левую кнопку мыши и перетащить границу раздела вверх для получения нужного размера.

Такие же действия необходимо выполнить для изменения размеров полей и надписей.

Таблицы баз данных глубоко скрыты от посторонних глаз, а формы — это средства, с помощью которых с базами данных работают пользователи. Поэтому к формам предъявляются повышенные требования по дизайну. Форматирование элементов формы выполняется инструментами конструктора форм, вкладка Формат (пример 3.8).

В процессе конструирования формы следует просматривать полученный результат в режиме формы и при необходимости корректировать свойства формы в режиме конструктора.

Изменение свойств формы и ее элементов в режиме конструктора может быть выполнено путем изменения их значений в Окне свойств (пример 3.9). Открыть окно свойств раздела или элемента формы можно с помощью двойного щелчка по области раздела или по элементу. Для открытия окна свойств также можно выбрать соответствующий пункт контекстного меню элемента или раздела.

В режиме формы после всех заполненных записей отображается пустая запись, которая предназначена для добавления новых записей в таблицу. К этой записи можно перейти, пролистав в форме все записи с помощью кнопок перехода по записям на панели навигации. При добавлении новой записи в таблицу с помощью формы необходимо, переместившись на пустую запись, заполнить поля этой формы (пример 3.10).

Пример 3.1. Режимы работы с формами.

Пример 3.2. Группа инструментов Формы вкладки Создание.

Пример 3.3. Создание формы с помощью инструмента Форма.

1. Выделить таблицу, которая будет являться источником данных.

2. Выбрать в группе Формы вкладки Создание.

3. При необходимости в режиме Макет изменить размеры полей. Для этого:

3.1. Выделить поле или группу полей, требующих изменения размеров.

3.2. Подвести курсор к границе выделенных полей и перетащить в необходимом направлении.

Пример 3.4. Создание формы с помощью Мастера форм.

1. Выбрать в группе Формы вкладки Создание.

2. На каждом шаге следовать инструкции.

3. Результат (был выбран ленточный вид отображения данных и исключено поле Код):

Пример 3.5. Структура формы.

Пример 3.6. Создание формы с помощью Конструктора форм.

1. Выбрать в группе Формы вкладки Создание.

В результате в рабочей области появится бланк пустой формы, которая не связана ни с каким источником данных.

2. Связать форму с источником данных (таблицей).

Для этого нажать на кнопку .

В списке полей выбрать и развернуть список полей необходимой таблицы, выбрав знак «+» рядом с именем таблицы. После чего знак изменится на «–»:

3. Поместить требуемые поля в область данных конструктора формы.

Для этого выполнить двойной щелчок по названию поля в списке полей или перетащить поля из списка полей в область данных.

4. При необходимости поменять положение и размеры полей в области данных (перетащить и выровнять).

5. Создать необходимый интерфейс формы с помощью инструментов конструктора форм (см. Приложение к главе 1) .

Добавить заголовок и ввести текст заголовка:

Для создания поясняющего текста добавить элемент Надпись .

Добавить на форму разделительные линии можно с помощью инструмента Линия .

Пример 3.7. Связанные элементы Надпись и Поле.

В режиме Конструктор форм:

Пример 3.8. Форматирование элементов формы.

1. Изменение параметров шрифта.

2. Изменение цвета фона .

3. Вставка фонового изображения .

Пример 3.9. Окно свойств раздела Заголовок формы.

Пример 3.10. Добавление записи в таблицу с помощью формы.

Вопросы к параграфу

1. Для чего предназначены формы?

2. Какой объект базы данных является источником данных для формы?

3. В каких режимах можно работать с формами в Access?

4. В каком режиме можно добавлять на форму дополнительные элементы и изменять оформление формы?

5. Какой режим работы с формами позволяет увидеть разделы формы?

6. Какими способами можно создавать формы в Access?

7. Какие основные разделы присутствуют в структуре формы?

Упражнения

1. Откройте базу данных «Аренда автомобилей.accdb» как итог выполнения упражнения 2 после § 1. Выполните перечисленные задания.

1. Установите отображение открытых объектов в перекрывающихся окнах (см. Приложение к главе 1).
2. С помощью инструмента Форма создайте форму «Автомобили» на основе таблицы «Автомобили».
3. Отсортируйте записи по полю «Год выпуска» в порядке убывания. Просмотрите записи таблицы «Автомобили» в режиме таблицы. Повлияла ли сортировка записей в форме на порядок записей в таблице?
4. Просмотрите все записи, используя Панель навигации.
5. В Режиме макета измените размеры полей на форме (уменьшите ширину всех полей до необходимой величины и увеличьте высоту поля с изображением автомобиля).
Должно получиться:

6. С помощью созданной формы добавьте записи в таблицу «Автомобили»:

Код авт.

Марка

Модель

Фото

Год выпуска

Объем двигателя

Цвет

Кондиционер

4.12 Разработка многотабличных форм

Составная многотабличная форма создается для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами. Она может быть создана в режиме Конструктора или Мастера форм. Наиболее технологичным является первоначальное создание формы с помощью Мастера с последующей доработкой в режиме Конструктора.

Мастер форм предоставляет возможность выбрать включаемые в форму поля из нескольких взаимосвязанных таблиц и на их основе создает многотабличную форму.

При использовании Мастера форм подчиненная форма строится только для таблицы, подчиненной по отношению к таблице — источнику основной части. Можно создать составную форму, включающую несколько подчиненных форм стандартного вида.

Мастер форм позволяет создать подчиненные формы, которые не включаются непосредственно в основную форму. При этом в форму включается лишь кнопка, представляющая связанную форму. Этот способ построения удобен в сложных формах, а также в случае, когда пользователю нет необходимости постоянно видеть связанные формы.

Составная форма, построенная Мастером, может и не включать подчиненных и связанных форм. Такая форма создается, если необходимо дополнять записи подчиненной таблицы записями из одной или нескольких главных таблиц.

Полученная с помощью Мастера составная форма может быть отредактирована, в том числе и дополнена другими включаемыми формами.

Для создания формы в окне базы данных надо выбрать вкладку «Формы» и нажать кнопку Создать. В окне «Новая форма» выбрать режим создания Мастер форм и можно в качестве источника данных основной части формы выбрать из списка таблицу или запрос.

В открывшемся в первый раз диалоговом окне «Создание форм» последовательно выбираются таблицы и из них поля, включаемые в форму.

В окне «Создание форм», открывшемся второй раз, в рамке Выберите тип представления данных надо выделить таблицу, которая является источником основной части формы. Если таблица была выбрана в окне «Новая форма», то она уже выделена.

• Если таблица-источник основной части формы является главной по отношению к другой таблице, тоже выбранной для формы, в окне «Создания форм» можно выбрать один из двух возможных типов подключения формы:
* для непосредственного включения подключенной формы надо отметить Подчиненные формы;
* для включения кнопки, вызывающей связанную форму, надо выбрать Связанные формы.
Далее можно выбрать вид Ленточная или Табличная для подчиненной или связанной формы.

• Если таблица-источник основной части формы является подчиненной по отношению к другой таблице, тоже выбранной для формы, то создаваемая многотабличная форма не будет включать подчиненную форму. Однако эта форма будет содержать поля из главной таблицы. В окне «Создание форм» автоматически будет установлен тип формы Одиночная форма. Далее предоставляется возможность выбрать вид формы: В один столбец, Ленточный или Табличный.

В следующем окне предоставляется возможность выбрать стиль оформления (Обычный или другой), который определяет отображение надписей и значений полей в форме.

В последнем диалоговом окне «Создание форм» можно отредактировать заголовки форм и выбрать дальнейшие действия — Открытие формы для просмотра или ввода данных или Изменение макета формы.

Если был выбран вариант Открытие формы для просмотра или ввода данных, автоматически выводится форма с данными из таблиц, задействованных в форме. После нажатия кнопки Готово, Мастер завершает создание формы. Сохранение форм производится автоматически. При выборе дальнейших действий — Изменение макета формы — форма выводится в режиме Конструктора, позволяющем произвести нужную доработку. После работы Мастера в форме размещены заданные поля из таблицы-источника основной части. Если включена подчиненная форма, то для нее выделена область, в которой указано только присвоенное ей имя.

В режиме Конструктора можно производить создание или редактирование ранее сохраненной формы.

При редактировании могут быть произведены чисто косметические правки по изменению расположения отдельных полей, их отображений и подписей. Могут быть выполнены и более радикальные изменения, включая удаление и дополнение новых полей, удаление встроенных форм, добавление новых подчиненных форм, включение полей со списком, внедрение объектов из других приложений, например, рисунков, диаграмм и т.д.

Чтобы добавить новые поля в форму. Необходимо отобразить на экране список полей, доступных для внесения в форму, и перетащить требуемые поля в форму. Для отображения списка полей выполняется команда Вид | Список полей или нажимается соответствующая кнопка на панели Конструктора форм. Список полей доступен только в режиме Конструктора формы.

В процессе создания формы или редактирования ранее созданной формы, в том числе однотабличной, можно добавить подчиненную форму. Включение формы на этапе редактирования требует предварительного создания включаемой формы.

Для встраивания подчиненной формы необходимо в режиме Конструктора нажать кнопку панели элементов Подчиненная форма/отчет. Затем установить курсор на место размещения создаваемого объекта в форме, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть рамку подчиненной формы до нужного размера.

Для установления связи с ранее созданной подчиненной формой надо выделить внедренный объект и выбрать пункт меню Вид | Свойства или нажать правую клавишу мыши и в контекстном меню выбрать Свойства. В окне «Подчиненная форма/отчет» надо выбрать вкладку «Данные».

В строке Объект-источник выбрать из списка имен форм, существующих в базе данных, ту форму, которая будет подчиненной. Имя выбранной формы вставится в рамку подчиненной формы в окне Конструктора.

Связь между основной и подчиненной формой устанавливается автоматически (Подчиненные поля – Основные поля) если ранее в схеме данных была определена связь таблиц, соответствующим формам. Если связи между таблицами не определены в схеме данных, необходимо выполнить действия по установке связи. В строках Подчиненные поля и Основные поля ввести имена полей, по которым связываются таблицы.

Для включения подчиненной формы может быть также использован Мастер, который позволяет не только включить, но и создать нужную подчиненную форму. Чтобы при нажатии кнопки Подчиненная форма/отчет запускался Мастер необходимо предварительно на панели элементов нажать кнопку Мастера элементов.

Особым способом включения подчиненной формы является использование метода «подтащи и брось». Таким способом можно перетащить в форму из окна базы данных готовую подчиненную форму или таблицу, для которой нужно создать подчиненную форму.

При оформлении подчиненной формы часто полезно избавиться от линий, разделяющих области заголовка, данных и примечаний. Этого можно добиться, например, удалив область заголовка и примечаний с помощью команды Вид | Заголовок | Примечание формы. Область данных нужно сделать больше по высоте, чем окно вывода подчиненной формы в основной.

При определении вида формы можно использовать свойства самой формы. Для перехода к просмотру и редактированию свойств формы надо установить указатель мыши в области выделения формы и нажать правую клавишу мыши. Из контекстного меню надо выбрать пункт Свойства.