Zero hr что это

Обнулить нельзя оставить — как HR Zero меняет кадровые процессы

2020 год запустил бум цифровизации кадровых процессов. Компаниям приходилось переводить сотрудников на удаленку, искать и внедрять новые технологии для эффективной организации дистанционной работы. Тогда, например, стал активно развиваться кадровый электронный документооборот.

Сегодня цифровизация становится не только способом эффективной организации дистанционной работы. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) ускоряет работу распределенной команды, повышает прозрачность взаимодействия с сотрудниками, снижает затраты.

А еще цифровизация породила новый тренд в сфере управления персоналом — концепцию HR Zero. Она выражается в стремлении максимально автоматизировать ключевые HR-процессы и создать гибкую среду, где можно делать упор не на рутинные задачи, а на развитие команды и формирование комфортного климата в коллективе.

Чем HR Zero отличается от традиционного подхода

Если традиционный подход в управлении персоналом предполагает акцент на выполнении поручений руководства и концентрацию на основных HR-задачах, связанных с бумажной волокитой и рутинными действиями, то приоритеты HR Zero — это потребности команды и индивидуальное развитие каждого сотрудника.

Как реализуется концепция HR Zero сейчас:

• С помощью CRM и других цифровых систем линейные руководители эффективно контролируют команды, распределяют задачи и отслеживают работу сотрудников, своевременно доносят до них информацию, снимая часть задач с HR.
• AI помогает с наймом сотрудников — ищет резюме, подбирает кандидатов, назначает дату и время собеседования.
• С онбордингом справляются чат-боты и приложения.
• Для адаптации работников используют готовые базы знаний, в которых новички находят основную информацию о деятельности своей и компании в целом.
• С бумажного документооборота с сотрудниками переходят на электронный.

Что касается последнего пункта, сегодня почти все кадровые документы можно создавать и подписывать электронно, что значительно экономит время HR-специалистов и сокращает затраты на бумагу, логистику и хранение документов. А сотрудникам достаточно сделать несколько кликов, чтобы заполнить заявление на отпуск и отправить его на согласование.

Кадровый ЭДО — отличное решение для распределенных команд. Потребность в автоматизации чаще всего возникает в тех сферах, где сотрудники отдела кадров и работники находятся далеко друг от друга: это Retail, HoReCa, логистика, IT. Переход на электронный документооборот позволяет за считанные секунды «дотянуться» до каждого сотрудника, подписать с ним нужный документ или ознакомить с изменениями.

менеджер по развитию сервиса «Кадровый ЭДО» в СберКорус Надежда Опалева.

Кадровому специалисту оптимизация времени за счет внедрения цифровых инструментов помогает сфокусироваться на управлении HR-брендом, развитии лояльности и корпоративной культуры.

5 наиболее автоматизированных HR-процессов в российских компаниях

Согласно аналитическим данным, в российских компаниях наиболее автоматизированными являются:

• кадровый учет и администрирование персонала (93%);
• внутренние коммуникации (47%);
• обучение и развитие сотрудников (43%);
• компенсации и бонусы (37%);
• поиск и подбор персонала (37%).

При этом компании отмечают, что инвестиции в HR-Tech-решения для автоматизации управления персоналом быстро окупаются. Исследования показали, что так считает 88% компаний в мире и каждая вторая в России.

Для кого на самом деле внедряют новые технологии?

Мы в СберКорус видим, что цифровизация затрагивает работников всех категорий. Сейчас сервисом КЭДО пользуются люди разных возрастов:

• 25-34 года — 72,2%;
• 34-44 года — 11,1%;
• 18-24 года — 5, 56%;
• от 55 лет — 5,56%.

Получается, что у цифровизации нет возраста, а разобраться с новыми технологиями может каждый.

С чего начать переход на HR Zero

Начать внедрение концепции HR Zero рационально с перехода на кадровый электронный документооборот. Это даст:

• единое пространство для всех кадровых документов — кадровикам не нужно бегать за сотрудниками, чтобы передать документ на ознакомление и подписание;
• сокращение затрат на печать документов и их доставку;
• оптимизацию процессов взаимодействия с сотрудниками.

Цифровизация кадровых документов позволит:

• до 70% сэкономить рабочее время;
• до 80% снизить затраты;
• до 99% операций в КДП перевести в онлайн;
• до 0 сократить риск потери документов;
• в 2,5 раза повысить скорость обработки запросов на согласование и подписание кадровых документов.

Чтобы сделать переход на кадровый ЭДО бесшовным, заранее определите важные критерии для сервиса. Это могут быть, например, понятный личный кабинет, удобный выпуск электронных подписей, интеграция с 1С, ценообразование.

Уделите время адаптации команды: вместе пройдите обучение, чтобы понять, как пользоваться КЭДО, и помочь разобраться команде. Чем внимательнее вы подойдете к процессу перехода, тем меньше стресса будет при работе в сервисе.

Мы предполагаем, что тренд на HR Zero в будущем будет только расти. И сегодня — лучшее время подготовить кадровые бизнес-процессы компании к глобальной цифровизации.

А какой элемент HR Zero считаете наиболее важным вы?

Что такое HR Zero?

— HR Zero — это концепция, при которой рутинные HR-процессы автоматизированы, а часть функций делегирована руководителям отделов. При таком подходе эйчар перестаёт тонуть в операционке.

Цель концепции — создать гибкую среду, где упор делается на развитие команды.

Как реализуется HR Zero

С помощью CRM-систем. В них руководители ставят и распределяют задачи, контролируют их выполнение, информируют сотрудников. Пример CRM-систем: Битрикс24, AmoCRM.

С помощью искусственного интеллекта. Он помогает с отбором кандидатов: ищет резюме, назначает и проводит собеседования.

С помощью чат-ботов и приложений. Помогают с онбордингом — это знакомство сотрудников с компанией.

С помощью базы знаний. Помогает сделать процесс адаптации сотрудников более комфортным. Они могут посмотреть нужную информацию самостоятельно, не мучаясь вопросами руководство и более опытных сотрудников.

С помощью электронного документооборота.

Если в вашей компании реализуются все пункты — вы работаете по принципам HR Zero!

Если организация придерживается нескольких пунктов — например, у вас есть база знаний и CRM — это тоже прекрасно! Значит, компания не стоит на месте и стремится к развитию. В ваших руках сделать так, чтобы ещё больше процессов было автоматизировано и делегировано.

Если в вашей компании не практикуется ни один из вышеперечисленных пунктов — не беда. Поговорите с руководством и предложите вначале внедрить то, что сможет быстро решить проблемы компании. Если будет результат от внедрения — у вас появится шанс на одобрение других проектов. Вы будете двигаться в сторону HR Zero.

Когда нужно внедрять HR Zero

• Эйчар тратит всё рабочее время на операционные задачи.
• Нарушена связь между менеджментом и сотрудниками.
• Многие процессы в компании работают плохо: долгий найм, некачественная адаптация.
• На эйчара возложено слишком много обязанностей, и не все соответствуют его должности.

Как принципы HR Zero ускорили процесс подбора в МТС

В МТС эйчар физически не справлялся с обзвоном и отбором кандидатов из-за слишком большого количества откликов на вакансии.

Что сделали: внедрили робота «Вера». Он по заданным критериям ищет кандидатов в открытых источниках, обзванивает и проводит первичные интервью. За один рабочий день Вера собеседует больше 2 тысяч людей. Для сравнения — обычный рекрутер может провести максимум 24 телефонных собеседования в день. И это займёт всё рабочее время.

Ещё примеры компаний, которые используют HR Zerо: «Магнит», «Нацпроектстрой».

HR Zero — это концепция, которая выгодна не только эйчару, но и компании. HR-специалист не отвлекается на рутинные задачи и максимально занят развитием персонала, что ведёт к повышению эффективности. Если вы ходите внедрить концепцию в вашу компанию — надо грамотно презентовать идею. О том, как это сделать, я уже писала в этой статье. А о том, как согласовать у руководства автоматизацию HR-процессов, мы писали в совете: «Как согласовать у руководства автоматизацию HR бизнес-процессов?«

Если вы хотите детально разобраться, как сделать, чтобы проект выстрелил — приходите на мой курс «HR директор». Целый модуль этого курса посвящён продаже проектов. Студенты изучают, как правильно готовить и презентовать проект руководству и на практике закрепляют знания: готовят презентации и работают в группах. После этого выступать перед руководством уже не так страшно.

Ставим на HR-Zero и выигрываем!

Одна из важнейших задач, стоящих перед HR-отделом любой компании, — это комплектование организации персоналом, ведь без сотрудников организация функционировать не может. Как же современные тенденции в управлении персоналом в сочетании с информационными технологиями могут повлиять на решение этой задачи?

Сегодня один из самых важных трендов HR-менеджмента – это концепция HR-Zero. Она заключается в том, чтобы, максимально автоматизировав ключевые HR-процессы, передать часть функций линейным руководителям, и создать в компании гибкую организационную среду, позволяющую специалистам по управлению персоналам сконцентрироваться на развитии команды и создании комфортного климата в коллективе. Вследствие чего возрастает роль линейных руководителей в управлении человеческим капиталом компании.

Такой принцип работы используют для усиления вовлеченности и лояльности сотрудников. Влияние линейного руководителя на эти процессы в несколько раз эффективнее аналогичных действий функционального специалиста, например, HR-специалиста. Это объясняется тем, что руководитель подразделения ближе к своим подчиненным, знает их лично, численность подчиненных у него, как правило, меньше, чем число сотрудников компании в соотношении к числу hr-специалистов.

Вовлеченность — это один из инструментов, который позволяет сплотиться, работать вместе, снимать, насколько возможно, эмоциональную напряженность и тревожность. А активное участие не только в HR-процессах, но и в работе компании в целом, — это мощнейший инструмент удержания сотрудников, который влияет, в том числе, на комплектование и привлечение новых работников.

Кроме персонала участниками HR-процессов в компании становятся и используемые информационные системы, которые в общем технологическом контуре являются контролерами и проводниками этих процессов. Да и сами эти процессы должны быть прежде всего осознаны, формализованы, описаны и закреплены в локальных нормативных актах организации.

Современные IT-решения автоматизируют HR-функции, которые раньше требовали времени и глубокой экспертизы профильных специалистов. Какие инструменты для этого есть? Система управления персоналом «БОСС», состоящая из двух решений: БОСС-HRM — это та часть, в которой ведется учет сотрудников: осуществляется управление трудовыми отношениями, происходит прием/перемещение работников, ведутся данные о сотрудниках и расчет заработной платы, и части БОСС-HCM — новой веб оболочки, обеспечивающей функции управления человеческими ресурсами, связанные с подбором, мотивацией, аттестацией, профилированием и т.д. Реализованная полностью на открытых технологиях, система «БОСС» обеспечивает технологическую независимость российских компаний. Разработка данного программного комплекса проходила при участии российского фонда развития информационных технологий (РФРИТ).

Рассмотрим применение концепции HR-Zero на базе системы управления персоналом «БОСС» на конкретной задаче – «Управление комплектованием персоналом».

Для того, чтобы персонал в организации был в наличии, нужно выстроить следующие бизнес-процессы:

1. «Управление организационным развитием» — база, включающая штатное расписание и различные иерархические структуры – то, куда будет подбираться персонал.
2. «Управление поиском и подбором персонала», т.е. наем персонала, комплектование из внешних источников.
3. Группа процессов, которые решают задачу «Комплектования из внутренних источников». Это управление кадровым резервом и карьерой, ротация и расстановка персонала.

Рассмотрим первый процесс, своеобразный фундамент компании — организационный менеджмент. В его основе лежат иерархические структуры, простейшие из которых имеют два уровня: генеральный директор, или собственник, и все остальные сотрудники. В реальности же специалисты насчитывают до 6-7 разновидностей: помимо непосредственно иерархической структуры в виде пирамиды есть проектная, матричная, дивизиональная, сетевая и другие. И современная автоматизированная система должна позволять строить и поддерживать любые виды иерархических структур. Причем, в компании может параллельно использоваться любое их количество: кроме перечисленных, например, проектная или более экзотическая географическая структуры. По своей функциональности система управления персоналом «БОСС» полностью покрывает процесс организационного проектирования персонала компании, в том числе одновременное ведение нескольких штатных расписаний.

Для того, чтобы извне подобрать сотрудников, оценить их работу и назначить обучающие мероприятия, нужно заранее определить и описать требования к должностям или ролям, которые есть в компании. Система управления персоналом «БОСС» позволяет собрать в единой структуре требования к должностям и их профилирование, которые предъявляется для различных уровней оперативной подчиненности.

Следующий бизнес-процесс — формирование заявок на персонал и управление вакансиями. Как упоминалось выше, концепция HR-Zero предполагает вовлечение всего персонала в HR-бизнес-процессы, поэтому руководители становятся полноценными участниками найма сотрудников, заполняя заявки на подбор в своем личном кабинете. Конечно, в системе «БОСС» есть соответствующая функциональность, как и во многих современных автоматизированных системах.

Формирование кадрового резерва важно для обеспечения предприятия персоналом и влияет, помимо прочего, и на оптимизацию расходов. Кадровый резерв — специально подготовленные работники, которые по своим профессиональным и личным качествам с учетом необходимости в любое время могут быть выдвинуты на вышестоящие планируемые должности.

По данным исследования HH, около 60% сотрудников терпят неудачу и плохо справляется своими новыми обязанностями в течение 24 месяцев после повышения. Причина — их повысили, но не подготовили, то есть не было работы с кадровым резервом. Также сотрудник не может быть вечно в составе кадрового резерва, и этот срок также можно отслеживать с помощью автоматизированной системы. Кроме того, необходимо планировать карьерный рост работников и доводить эту информацию до сотрудников — обучение, переводы на другие должности и пр. Кадровый резерв может быть, как вертикальный, так и горизонтальный и у сотрудника должен быть выбор направления своего профессионального роста.

Другой важнейший процесс, который работает на задачу управления комплектованием, — адаптация сотрудника на рабочем месте. Ускорение процесса вхождения в должность и сокращение уровня текучести на период адаптации — важнейшие задачи, которые HR-менеджеры должны решать вместе с руководителями и наставниками. Система «БОСС» и здесь может помочь в плане организации обучения, получения работником заданий в личном кабинете программы.

Таким образом, мы рассмотрели перечисленные выше HR бизнес-процессы по задаче управления комплектованием персоналом организации в соответствии с концепцией HR-Zero, и как современные информационные технологии, в частности система управления персоналом «БОСС», может в этом помочь.

Что касается применения автоматизированных систем, нужно помнить, что автоматизировать хаос невозможно. Для построения целостной системы управления человеческими ресурсами и их автоматизации необходимо прежде всего:

• Провести структуризацию целей и задач управления персоналом в организации и определить их взаимосвязь с целями и задачами бизнеса.
• Определить HR бизнес-процессы, обеспечивающие достижение установленных целей и задач.
• Распределить функции и установить ответственность между субъектами и объектами в бизнес-процессах и обеспечить их взаимодействие.
• Разработать систему показателей (KPI), отражающих состояние человеческих ресурсов организации и оценку функционирования кадровых бизнес-процессов, определить ответственность за их формирование и предоставление. Разработать методики расчета и анализа установленных показателей.

• Определить полномочия по анализу показателей и принятию управленческих решений.
И только после этого можно выбирать и внедрять автоматизированную систему.

Ну и, конечно, автоматизированная система должна быть импортонезависимой, соответствовать российскому законодательству и иметь возможности для развития и сопровождения.

HR Zero

Перспективная ставка на переосмысление HR-процессов

Почти в каждой статье про трендовую концепцию HR Zero авторы деликатно объясняют читателям, что Zero (ноль) в этом случае вовсе не означает передачу в ближней или дальней перспективе всех функций роботам. То, что целый ряд задач для эйчаров «обнулится», может быть делегирован умным машинам – да. То, что они из-за предполагающейся концепции автоматизации «обнулятся» сами, потеряют работу – нет. Были и такие, у кого слово Zero вызвало ассоциации с рулеткой. И это хороший ход. С позиции игрока эта метка на рулеточном поле – особый знак. Некоторые даже придают ему «магическое» значение и вдохновенно ставят на зеро столбик крупных фишек несколько раз за посещение игорного заведения. Хотя на самом деле в случае выигрыша ставка увеличивается в 35 раз точно так же, как если бы она была сделана на любую цифру. С позиции казино это очень нужна метка. Именно она приносит заведению наибольший доход от рулетки, потому что если игроки ее игнорируют, а шарик сваливается именно в эту канавку, то абсолютно все ставки на поле сгорают и уходят в пользу казино. Схожую по своим масштабам эффективность демонстрирует и концепция HR Zero, которая уже вошла в трендовую зону, а с дальнейшими темпами цифровизации польза от нее будет только расти.

Причины рождения концепции

Как и многие новшества последних лет, концепция HR Zero родилась благодаря пандемии. А точнее, из-за ее последствий в виде тотального перехода на удаленку, последующего развития гибридных форматов работы (офис плюс удаленка) и формирования гиг-команд для проектной деятельности. Переход из офиса на дистанционную работу сразу вызвал много вопросов, требующих максимально быстрого решения. Организациям нужно было понять, каким образом перестраивать HR-процессы, чтобы они соответствовали образовавшейся ситуации. Другие новоявленные вызовы: что делать с наймом, как нанимать людей дистанционно, как контролировать работающих на удаленке и оценивать их эффективность, от каких регламентов бизнес-процессов стоит отказаться, а какие ввести? Получается, что концепция HR Zero была рождена естественным путем. Не изобретателями-теоретиками, а экспертами-практиками. Ее формированию помогли ускорившиеся темпы цифровизации. Ключевая идея, ее первоочередной смысл, заложенный в основу концепции, сводится к формированию гибкой организационной среды, позволяющей эйчарам концентрироваться на развитии команды и создании комфортной эмпатичной среды. Реализация этой идеи сводится, в первую очередь, к автоматизации рутинных процессов и к передаче части функций руководителям отделов.

Смена приоритетов

Внедренная концепция HR Zero делит организационные процессы на «до» и «после». Образ компании меняется, происходит смена приоритетов, фокус внимания сдвигается. Что конкретно меняется в управлении, планировании, контроле, коммуникациях и фокусе? HR-специалисты, уже примерившие на себя новый подход, рисуют следующую картину. Управление До внедрения. Первоочередное – выполнение поручений руководства и решение базовых HR-задач. При HR Zero. Поиск и поддержание баланса между потребностями сотрудников и теми задачами, которые ставит руководство. Планирование До внедрения. Долгосрочное планирование и придерживание установленного курса, несмотря на возникающие нестандартные ситуации. Все цели должны быть достигнуты, даже если одна из них в какой-то момент утратила актуальность. При HR Zero. Краткосрочное планирование. Фокус на быстрых победах. Оперативная адаптация задач к реальной ситуации с помощью цифровых инструментов. Коммуникация До внедрения. Передача информации по иерархической вертикали: от топ-менеджеров линейным руководителям и только после этого остальным сотрудникам. При HR Zero. Свободный поток информации. Автоматизация информационного пула. Легкий доступ сотрудников к актуальным данным. Контроль До внедрения. Контроль по иерархической вертикали: руководитель ставит задачу и регулирует процесс. При HR Zero. Распределение задач между сотрудниками через единую систему управления целями. Самостоятельный контроль. Фокус До внедрения. Фокус направлен на точное исполнение каждого этапа поставленной задачи. Развитие сотрудников – не на первом месте. При HR Zero. В приоритете развитие сотрудников. Делегирование рутинных и повседневных задач автоматизированным системам.

Искусственный интеллект и HR-процессы Когда возникла концепция, искусственный интеллект, в особенности генеративный, еще не достиг того уровня зрелости, какой можно наблюдать сейчас. Чем «умнее» становится ИИ, чем больше расширяется круг его возможностей, тем больше процессов ему можно доверить. Хотя бы попробовать сделать это в тестовом режиме и посмотреть на результаты. Например, процесс найма. Что уже сейчас может ИИ? Совершать голосовые звонки кандидатам, опрашивать уволенных сотрудников. В России эти задачи ему доверяет компания «Ростелеком». С помощью ИИ компанией Pymetrics была создана платформа с игровыми тестами для определения наиболее подходящих под конкретные вакансии кандидатов. Применение ИИ также помогает при анализе производительности сотрудников. Это проверила на практике Longbridge Advisors, использующая платформу Xander. Проведенный анализ данных помогает определить, какие процессы и ресурсы следует оптимизировать для улучшения эффективности. Платформа также способна спрогнозировать, какие сотрудники могут оказаться помехой для более эффективных членов команды. Продукт российского стартапа Umbrella используют при оценке уровня счастья для удаленных сотрудников. Инструмент Yva.Ai готов выявить неформальных лидеров в команде. Что еще? Применение ИИ позволяет проводить более объективную оценку успешности сотрудников в конкретной ситуации и ликвидировать «проблему любимчиков».

Другие инструменты реализации

Помимо использования возможностей искусственного интеллекта, реализовать HR Zero можно и другими инструментами. CRM-системы. С их помощью руководители ставят и распределяют задачи, контролируют выполнение и доносят до сотрудников актуальную информацию. К таким системам можно смело отнести Битрикс24 и AmoCRM. Чат-боты и приложения. Эффективно себя проявляют, например, в онбординге. Чем больше информации они способны передать о компании, тем быстрее новички проходят этот важный этап. База знаний. Нужна не только для адаптации новых сотрудников. Это полезно для всех – можно обучаться новым навыкам и развиваться самостоятельно. Электронный документооборот. Одно из многочисленных преимуществ – при гибридном формате работы значительно экономит время, избавляя от визита в офис для подписания каких-либо документов. Наличие этих инструментов у организации может говорить о том, что она следует принципам HR Zero либо осознанно разделяет их.

Возможности для HRD

Избавление от рутины при делегировании повседневных задач умным машинам и линейным руководителям избавляет HRD от дефицита времени и позволяет заниматься следующим:

определять организационные компетенции, необходимые для повышения эффективности бизнеса и управления его развитием;